# Stakeholders Management

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano Revas Basic Annuale e Revas Pro Annuale attivi
Di cosa ho bisogno Applicazione Anagrafica, Applicazione Libro Soci, Applicazione Diari, Applicazione Tesseramenti

Contenuti della guida

# 1. Introduzione

I contatti anagrafici sono alla base di numerosi processi all'interno della piattaforma. I singoli contatti contengono dati e informazioni che altre applicazioni utilizzano o arricchiscono di ulteriori informazioni e dettagli.

In questa guida, ti spiegheremo come utilizzare quattro applicazioni per raccogliere lo storico di un contatto nel tempo e aggiungere dettagli aggiuntivi all'anagrafica di base che poi serviranno per compilare il libro dei soci e i tesseramenti.

# 2. Aggiungi maggiori dettagli ai contatti

Ogni modulo dei contatti dell'anagrafica viene già provvisto di una serie di campi impostati che ti permettono di raccogliere numerose informazioni, come nome e cognome, data di nascita, luogo di residenza, ecc. Sono le classiche informazioni anagrafiche.

Molto spesso, le organizzazioni non profit hanno bisogno di raccogliere altri dettagli che dipendono spesso dalle loro attività e scopi. Per tale motivo, ogni modulo delle anagrafiche ti permette di accompagnare ai dettagli base tutte le informazioni ulteriori di cui hai bisogno.

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A esempio, un'organizzazione potrebbe voler sapere i tipi di cariche sociali che hanno i propri contatti, oppure la loro occupazione.

Per farlo, abbiamo creato la sezione Altre informazioni, accanto alle Informazioni anagrafiche all'interno della scheda di ogni contatto - qui puoi inserire tutti i dettagli e i campi specifici di un contatto.

Ricorda, però, che i campi specifici si applicano solo al contatto. Se vuoi applicare i campi specifici a più contatti senza doverli inserire ogni volta, contattaci per creare un template ad hoc per l'organizzazione di cui fai parte.

Manuale dell'app Anagrafica

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Anagrafica e l'aggiunta di campi personalizzati, abbiamo scritto il Manuale di Anagrafica

# 3. Suddividi l'anagrafica in sottogruppi

Una volta aggiunti dei dettagli a un contatto, è possibile creare raggrupamenti di contatti, per facilitare l'uso dell'anagrafica (specialmente quando i contatti iniziano a superare le centinaia).

Grazie ai raggruppamenti, infatti, l'anagrafica viene suddivisa in segmenti più piccoli accumunati da una caratteristica.

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A esempio, un'organizzazione potrebbe avere un gruppo di contatti del solo direttivo oppure dei dipendenti o dei fornitori.

Rimanendo all'interno dell'applicazione Anagrafica e navigando alla voce Gruppi del menu laterale, si accede alla lista dei gruppi. Qui è possibile creare gruppi e aggiungere i contatti che abbiamo inserito.

Manuale dell'app Anagrafica

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Anagrafica e l'aggiunta di contatti a gruppi, abbiamo scritto il Manuale di Anagrafica

# 4. Costruisci lo storico dei contatti

Se un contatto viene seguito nel tempo ed è importante sapere e conoscere lo storico di alcuni suoi dettagli (come il suo stato di salute, oppure di occupazione ecc.), oltre ai dettagli anagrafici (che rappresentano sempre lo stato presente del contatto) è possibile raccogliere, anche in modalità collaborativa, una serie di note in un diario del contatto.

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A esempio, se più operatori si occupano dell'assistenza domiciliare di un socio, possono scrivere note e appunti per ogni assistenza effettuata così da tenere aggiornati gli altri collaboratori ma anche i responsabili dei progetti e dell'amministrazione.

Nell'applicazione Diari è infatti possibile creare note con datazione alle quali collegare uno o più contatti.

Una volta aggiunti, quando si cerca nella barra di ricerca il contatto, è possibile visualizzare tutte le note che sono state scritte nel tempo a riguardo, con date e dettagli.

Manuale dell'app Diari

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Diari e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Diari

# 5. Rendi il contatto socio dell'organizzazione

Col contatto a disposizione, si può creare una richiesta di iscrizione dell'aspirante socio:

  1. Vai all'app Libro Soci e clicca sul pulsante + per creare una nuova richiesta,
  2. Cerca il contatto tramite nome, facendo attenzione a inserire esattamente le lettere minuscole e maiuscole,
  3. Quando hai trovato il contatto da aggiungere, cliccalo e clicca poi su Crea nuova richiesta.

Controlla i dati prima di procedere

Una volta confermati, non è più possibile modificare i dati del socio in Libnro Soci, anche se vengono modificati in anagrafica, senza richiederlo al supporto. Controllali prima di procedere e se devi modificarli, torna all'app Anagrafica e modificali da lì.

La richiesta può essere ora confermata o rigettata. Nel caso venga confermata, il contatto sarà aggiunto al Libro Soci con tutte le informazioni aggiornate.

Manuale dell'app Libro Soci

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Libro Soci e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Libro Soci

# 6. Attiva un tesseramento al contatto

Un contatto può essere possesore di una tessera. In tal caso, all'interno di Revas è possibile collegare il nuovo contatto o socio a quel tesseramento, per poi seguirne i rinnovi negli anni.

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A esempio, un contatto potrebbe avere la tessera come Socio Ordinario ma anche una tessera onoraria.

Con l'app Tesseramento, è possibile accedere ai tesseramenti attivi dell'organizzazione e inserire tra i tesserati il contatto. Una volta inserito, si generano i rinnovi che permettono di visualizzare chi ha pagato il tesseramento e chi invece no.

Grazie alle visualizzazioni filtrate e alla ricerca per nome, appena il contatto paga il tesseramento è possibile cercarlo e inserire la data dell'avvenuto pagamento. Oppure, è possibile visualizzare chi non ha ancora rinnovato il tesseramento e notificare con precisione il promemoria.

Manuale dell'app Tesseramento

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Tesseramento e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Tesseramento

# 7. Conclusione

Siamo arrivati in fondo alla guida per sprigionare il valore delle anagrafiche all'interno dell'organizzazione. Se hai seguito tutti i passi di questa guida, hai appena creato un processo integrato che ti permette di:

  • avere contatti in anagrafica con numerosi dettagli informativi,
  • creato uno storico nel tempo della storia di un contatto,
  • reso il contatto socio dell'organizzazione,
  • attivato un tesseramento per un contatto

Hai usato ben quattro applicazioni della piattaforma ma inserito le informazioni del contatto una sola volta. Ora, tutti i collaboratori dell'organizzazione possono accedere ai dati che hai inserito e aggiornarli con ulteriori informazioni.

Ultimo aggiornamento: 8/5/2021, 3:37:19 PM