# Stakeholders Management

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano Revas Basic Annuale e Revas Pro Annuale attivi
Di cosa ho bisogno Applicazione Anagrafica, Applicazione Libro Soci, Applicazione Diari, Applicazione Tesseramenti

# Contenuti della guida

  1. Introduzione
  2. Aggiungi dettagli all'anagrafica di un contatto,
  3. Suddividi l'anagrafica in sottogruppi,
  4. Costruisci lo storico dei contatti,
  5. Crea una richiesta di socio,
  6. Inserisci il contatto in un tesseramento
  7. Conclusione

# 1. Introduzione

I contatti anagrafici sono alla base di numerosi processi all'interno della piattaforma. I singoli contatti contengono dati e informazioni che altre applicazioni utilizzano o arricchiscono di ulteriori informazioni e dettagli.

In questa guida, ti spiegheremo come utilizzare quattro applicazioni per raccogliere lo storico di un contatto nel tempo e aggiungere dettagli aggiuntivi all'anagrafica di base che poi serviranno per compilare il libro dei soci e i tesseramenti.

# 2. Aggiungi maggiori dettagli ai contatti

Ogni modulo dei contatti dell'anagrafica viene già provvisto di una serie di campi impostati che ti permettono di raccogliere numerose informazioni, come nome e cognome, data di nascita, luogo di residenza, ecc. Sono le classiche informazioni anagrafiche.

Molto spesso, le organizzazioni non profit hanno bisogno di raccogliere altri dettagli che dipendono spesso dalle loro attività e scopi. Per tale motivo, ogni modulo delle anagrafiche ti permette di accompagnare ai dettagli base tutte le informazioni ulteriori di cui hai bisogno.

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A esempio, un'organizzazione potrebbe voler sapere i tipi di cariche sociali che hanno i propri contatti, oppure la loro occupazione.

Per farlo, abbiamo creato la sezione Altre informazioni, accanto alle Informazioni anagrafiche all'interno della scheda di ogni contatto - qui puoi inserire tutti i dettagli e i campi specifici di un contatto.

Ricorda, però, che i campi specifici si applicano solo al contatto. Se vuoi applicare i campi specifici a più contatti senza doverli inserire ogni volta, contattaci per creare un template ad hoc per l'organizzazione di cui fai parte.

Manuale dell'app Anagrafica

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Anagrafica e l'aggiunta di campi personalizzati, abbiamo scritto il Manuale di Anagrafica

# 3. Suddividi l'anagrafica in sottogruppi

Una volta aggiunti dei dettagli a un contatto, è possibile creare raggrupamenti di contatti, per facilitare l'uso dell'anagrafica (specialmente quando i contatti iniziano a superare le centinaia).

Grazie ai raggruppamenti, infatti, l'anagrafica viene suddivisa in segmenti più piccoli accumunati da una caratteristica.

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A esempio, un'organizzazione potrebbe avere un gruppo di contatti del solo direttivo oppure dei dipendenti o dei fornitori.

Rimanendo all'interno dell'applicazione Anagrafica e navigando alla voce Gruppi del menu laterale, si accede alla lista dei gruppi. Qui è possibile creare gruppi e aggiungere i contatti che abbiamo inserito.

Manuale dell'app Anagrafica

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Anagrafica e l'aggiunta di contatti a gruppi, abbiamo scritto il Manuale di Anagrafica

# 4. Costruisci lo storico dei contatti

Se un contatto viene seguito nel tempo ed è importante sapere e conoscere lo storico di alcuni suoi dettagli (come il suo stato di salute, oppure di occupazione ecc.), oltre ai dettagli anagrafici (che rappresentano sempre lo stato presente del contatto) è possibile raccogliere, anche in modalità collaborativa, una serie di note in un diario del contatto.

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A esempio, se più operatori si occupano dell'assistenza domiciliare di un socio, possono scrivere note e appunti per ogni assistenza effettuata così da tenere aggiornati gli altri collaboratori ma anche i responsabili dei progetti e dell'amministrazione.

Nell'applicazione Diari è infatti possibile creare note con datazione alle quali collegare uno o più contatti.

Una volta aggiunti, quando si cerca nella barra di ricerca il contatto, è possibile visualizzare tutte le note che sono state scritte nel tempo a riguardo, con date e dettagli.

Manuale dell'app Diari

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Diari e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Diari

# 5. Rendi il contatto socio dell'organizzazione

Col contatto a disposizione, si può creare una richiesta di iscrizione dell'aspirante socio:

  1. Vai all'app Libro Soci e clicca sul pulsante + per creare una nuova richiesta,
  2. Cerca il contatto tramite nome, facendo attenzione a inserire esattamente le lettere minuscole e maiuscole,
  3. Quando hai trovato il contatto da aggiungere, cliccalo e clicca poi su Crea nuova richiesta.

Controlla i dati prima di procedere

Una volta confermati, non è più possibile modificare i dati del socio in Libnro Soci, anche se vengono modificati in anagrafica, senza richiederlo al supporto. Controllali prima di procedere e se devi modificarli, torna all'app Anagrafica e modificali da lì.

La richiesta può essere ora confermata o rigettata. Nel caso venga confermata, il contatto sarà aggiunto al Libro Soci con tutte le informazioni aggiornate.

Manuale dell'app Libro Soci

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Libro Soci e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Libro Soci

# 6. Attiva un tesseramento al contatto

Un contatto può essere possesore di una tessera. In tal caso, all'interno di Revas è possibile collegare il nuovo contatto o socio a quel tesseramento, per poi seguirne i rinnovi negli anni.

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A esempio, un contatto potrebbe avere la tessera come Socio Ordinario ma anche una tessera onoraria.

Con l'app Tesseramento, è possibile accedere ai tesseramenti attivi dell'organizzazione e inserire tra i tesserati il contatto. Una volta inserito, si generano i rinnovi che permettono di visualizzare chi ha pagato il tesseramento e chi invece no.

Grazie alle visualizzazioni filtrate e alla ricerca per nome, appena il contatto paga il tesseramento è possibile cercarlo e inserire la data dell'avvenuto pagamento. Oppure, è possibile visualizzare chi non ha ancora rinnovato il tesseramento e notificare con precisione il promemoria.

Manuale dell'app Tesseramento

Per maggiori dettagli sul funzionamento di Tesseramento e l'aggiunta di note storiche del contatto, abbiamo scritto il Manuale di Tesseramento

# 7. Conclusione

Siamo arrivati in fondo alla guida per sprigionare il valore delle anagrafiche all'interno dell'organizzazione. Se hai seguito tutti i passi di questa guida, hai appena creato un processo integrato che ti permette di:

  • avere contatti in anagrafica con numerosi dettagli informativi,
  • creato uno storico nel tempo della storia di un contatto,
  • reso il contatto socio dell'organizzazione,
  • attivato un tesseramento per un contatto

Hai usato ben quattro applicazioni della piattaforma ma inserito le informazioni del contatto una sola volta. Ora, tutti i collaboratori dell'organizzazione possono accedere ai dati che hai inserito e aggiornarli con ulteriori informazioni.

Ultimo aggiornamento: 5/17/2021, 3:12:35 PM