# Report e analisi di progetto

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano RevasOS Pro Annuale attivo
Di cosa ho bisogno Applicazione Progetti (opens new window), Applicazione Risorse Umane (opens new window), Applicazione Budget (opens new window), Applicazione Foglio ore (opens new window), Applicazione Anagrafiche (opens new window)
Cosa imparerai Configurazione di un progetto, budgeting del progetto, assegnazione compiti, tracciamento ore di lavoro dei collaboratori, inserimento spese non previste, analisi andamento del progetto, rendicontazione

Contenuti della guida

# 1. Introduzione

  1. Cosa apprenderai
  2. Il nostro esempio

Con Revas pianifichi e gestisci le risorse umane, le attività e i costi di uno o più progetti.

Revas ti mette a disposizione una suite di app con cui gestisci:

  • i dati anagrafici di tutte le risorse umane,
  • le ore di lavoro con il costo orario delle risorse,
  • la creazione di progetti, con obiettivi e tasks
  • la visualizzazione dell’avanzamento del progetto con GANTT e calendari allocazioni,
  • il budgeting dei progetti, con grafici e reports

# 1.1 Cosa apprenderai

Con questa guida, saprai gestire un progetto dall’inizio alla fine con Revas:

  • Imposterai e configurerai il progetto, definendo i collaboratori e i loro contratti, il budget e gli obiettivi
  • Traccerai le ore di lavoro effettive e le spese non pianificate,
  • Monitorerai la situazione, con grafici e reports sulle situazioni finanziarie e delle risorse umane e userai quei dati per rendicontare

# 1.2 Il nostro esempio

Prendiamo come esempio l’organizzazione di una conferenza, nel progetto Conferenza 2021.


# 2 Monitoraggio finanziario

Una visione olistica e dettagliata delle finanze di progetto

Dall'app dei Budgets è possibile accedere ai report dei singoli budgets ma anche alla visione comparata dei report di più budget tra loro. In questo modo, è possibile avere una visione olistica non solo della situazione finanziaria di un budget collegato a un progetto, ma anche di più budget tra loro, ottenendo così una visione ampia degli andamenti finanziari dell'organizzazione per capire se il budget viene rispettato e anticipare le anomalie il prima possibile.

Accedendo a un budget del progetto e selezionando la pagina Reports sull’app dei budget (opens new window), possiamo vedere il grafico della situazione finanziaria.

# La tabella del report

Grazie alla tabella del report possiamo vedere se le nostre pianificazioni di spesa sono rispettate o se le spese stanno prendendo una strada inaspettata e correggere il tiro, analizzando:

  • costi previsti, rendicontati e rimanenti, per monitorare i costi del progetto e controllare che rispettino le stime, anticipando le anomalie prima del tempo,
  • ricavi previsti, rendicontati e rimanenti, con cui analizzare i flussi di entrare del progetto, cosa genera valore e cosa no,
  • profitti previsti, rendicontati e rimanenti, per individuare in maniera ampia ma anche estremamente dettagliata le fonti di profitto del progetto, cosa lo genera e cosa invece lo blocca.

Si possono vedere gli andamenti su span temporali molto ampi, per una visione olistica maggiore, oppure andare analizzare punto per punto con span settimanali e mensili.

Inoltre, per un maggiore approfondimento, puoi visualizzare il report partendo da due versi punti di vista:

  • dai compiti, per controllare i dati finanziari delle singole attività (a esempio quali superano le stime di costi, quali invece portano il maggiore ricavo o profitto)
  • dalle risorse umane coinvolte nel progetto, per controllare l'impatto che ogni risorsa ha sui costi, le stime e i ricavi, attività per attività.

# 3 Analisi del progetto

Una visione completa degli andamenti delle attività

Oltre alla situazione finanziaria, possiamo tenere sotto controllo anche l'avanzamento del progetto sulla base dei compiti svolti o delle risorse umane. I collaboratori stanno rispettando le pianificazioni orarie? Abbiamo sottostimato oppure sovrastimato i compiti? I grafici visualizzano lo stato di avanzamento del progetto in base a costi, profitti e ricavi pianificati ed effettivi. Approfondisci per sviscerare i numeri e vedere in anticipo cosa richiede la tua attenzione per ottenere prestazioni migliori.

# Monitora il livello di impiego delle risorse

Per visualizzare se le risorse sono adeguatamente allocate rispetto agli obiettivi e le date stimate, il cronogramma nella sezione Cronogramma di un progetto nell'app Progetti (opens new window) permette di visualizzare contemporaneamente il GANTT del progetto e l'elenco delle risorse coinvolte, con tutti i loro livelli di allocazione giorno per giorno.

Grazie alla rapida visualizzazione grafica, è possibile capire a colpo d'occhio se la risorsa è:

  • sovrallocata, ovvero la casella del giorno allocato è rossa,
  • correttamente allocata, ovvero la casella del giorno allocato è verde,
  • non ancora allocata, ovvero la casella del giorno allocato è bianca,
  • non allocabile, ovvero la casella è grigia

Su ogni casella è possibile vedere le ore esatte di allocazione.

# Monitora l'avanzamento dei compiti

Lo stato dei compiti, presente sulla pagina di Pianificazione di un progetto nell'app Progetti (opens new window), permette di visualizzare l'avanzamento delle task, ovvero se sono In corso, Finite, Da fare o ancora nel Backlog.

Nel caso le task siano ancora in corso ma abbiano superato la data di scadenza, queste vengono segnalate come Scadute.

# Monitora gli andamenti del progetto

Andando nella sezione Report di un progetto sull'app Progetti (opens new window), possiamo accedere al report di progetto, avendo come punto di partenza della nostra analisi i compiti pianificati oppure le risorse umane coinvolte.

Possiamo vedere sia giorno per giorno ma anche visualizzare le specifiche per settimane o per mesi.

Grazie alla tabella del report possiamo vedere se le nostre pianificazioni di spesa sono rispettate o se le spese stanno prendendo una strada inaspettata e correggere il tiro, analizzando:

  • le ore previste, rendicontate e rimanenti, per monitorare l'effettivo avanzamento delle attività che sono state fatte e quelle che ancora sono da fare,
  • i costi previsti, rendicontati e rimanenti, per monitorare i costi del progetto e controllare che rispettino le stime, anticipando le anomalie prima del tempo,
  • i ricavi previsti, rendicontati e rimanenti, con cui analizzare i flussi di entrare del progetto, cosa genera valore e cosa no,
  • i profitti previsti, rendicontati e rimanenti, per individuare in maniera ampia ma anche estremamente dettagliata le fonti di profitto del progetto, cosa lo genera e cosa invece lo blocca.

Si possono vedere gli andamenti su span temporali molto ampi, per una visione olistica maggiore, oppure andare analizzare punto per punto con span settimanali e mensili.

È possibile visualizzare il report partendo da due versi punti di vista:

  • dai compiti, per controllare i dati finanziari delle singole attività (a esempio quali superano le stime di costi, quali invece portano il maggiore ricavo o profitto)
  • dalle risorse umane coinvolte nel progetto, per controllare l'impatto che ogni risorsa ha sui costi, le stime e i ricavi, attività per attività.

La tabella del report

La tabella del report

Una volta impostati i nostri parametri nella sezione Report del progetto, compare la tabella del report.

Ogni riga sotto la riga dei totali, è dedicata agli obiettivi del progetto (se abbiamo scelto di generare un report basato sui compiti) oppure alle risorse coinvolte (per i report basati sulle risorse umane).

Per passare dalla visione più ampia e generica a una dettaglaita fino al livello del singolo compito di una risorsa, clicchiamo il titolo della riga. In base ai diversi tipi di base del report, il percorso dei dettagli è differente:

  • Obiettivo > Compito > Risorsa [report basato sui compiti]
  • Risorsa > Obiettivo > Compito [report basato sulle risorse umane]

Analizziamo la performance di un compito

Dopo aver generato un report scaglionato per mesi e basato sui compiti, clicchiamo l'obiettivo location.

Analizziamo la performance di un compito

Dalla lista dei compiti di questo obiettivo, clichiamo il compito Definire i requisiti della location.

Analizziamo la performance di un compito

Qui, possiamo visualizzare la risorsa coinvolta in questo compito e vedere quante ore ha rendicontato e quali sono quelle pianificate. Oppure, modificando i filtri, vedere i costi, i ricavi e i profitti generati dalle attività di questa risorsa.

Analizziamo la performance di un compito

Analizziamo la performance di un compito

# 4 Contabilità del progetto

# 4.1 Analisi delle spese

Entrando in un budget dall'app Budgets (opens new window), è possibile visualizzare tutte le spese che sono state registrate al suo interno, con tutti i dettagli necessari.

Se la spesa è prevista, allora è collegata anche a un budget di spesa - in questo modo, le spese pianificate aggiunte possono essere confrontate con il costo pianificato del budget di spesa stesso.

La somma delle spese pianificate viene visualizzata come Costo effettivo mentre il costo pianificato è visualizzato nella colonna Costo pianificato.

Nel caso il budget sia fatturabile, allora anche il suo Prezzo pianificato avrà un valore, che potrà essere confrontato con i totali di tutte le eventuali spese pianificate fatturabili ovvero il Prezzo effettivo.

Analizziamo le spese

Analizziamo le spese

💡

Grazie ai budget di spesa dei budget, si possono monitorare tutte le spese pianificate e tenerne traccia.

Nel caso delle spese non pianificate, queste vengono visualizzate nella lista generale delle spese del budget.

Con il report del budget, queste spese sono registrate nei costi e prezzi effettivi, assieme alle spese previste, per permetterci un controllo completo dei costi e dei prezzi del progetto rispetto alle stime e ai limiti.

Analizziamo le spese

Nel caso poi ci serva un elenco di tutte le spese da rimborsare a un contatto (attraverso tutti i budget in cui è incluso), con gli export delle spese filtrati per contatto nel pannello Operazioni dell'app Budgets (opens new window), possiamo scaricare un file Excel o CSV con cui effettuare tutte le rendicontazioni e operazioni necessarie.

# 4.2 Analisi avanzata delle spese

Se ci serve effettuare altre operazioni avanzate o manipolazioni aggiuntive sulle spese di un progetto, con gli export presenti nei pannelli operazioni dell'app Budgets (opens new window) oppure di un singolo budget possiamo esportare la lista di tutte le spese, in formato Excel e CSV.

In questo modo, possiamo fare analisi di ogni tipo sui dati raccolti in real time dai collaboratori e pianificati dai project managers.

Gli export delle spese

Gli export delle spese

# 4.3 Report delle rendicontazioni

I report delle rendicontazioni

Con il report delle rendicontazioni posssiamo avere una panoramica su tutte le ore rendicontare di ogni risorsa, visualizzarne i totali per una visione ampia oppure analizzare giorno per giorno i dettagli.

Nella tabella possiamo anche comparare le ore rendicontate con dei riferimenti importanti per l'impiego e il sovraccarico totale della risorsa, ovvero:

  • le ore di presenza registrate, per controllare quanto le attività hanno occupato la giornata,
  • le ore da contratto (nel caso la risorsa abbia un contratto orario attivo) e il bilancio ore che emerge dalla differenza tra le ore da contratto e le ore di presenza

I report delle rendicontazioni

# 5 Rendicontazione finale di progetto

Alla fine del progetto, ci viene richiesto dal bando di rendicontare il progetto. Abbiamo bisogno di estrarre i dati dell'andamento del progetto dal punto di vista delle spese e anche delle ore di lavoro.

Con l'app Budgets e il report dell'app Progetti (opens new window) possiamo ricavare esattamente i dati che ci servono!

Andiamo a estrarre infatti:

  • i costi totali del progetto, suddivisi in costi pianificati, rimanenti ed effettivi
  • i ricavi totali del progetto, suddivisi in costi pianificati, rimanenti ed effettivi
  • i profitti totali del progetto, suddivisi in costi pianificati, rimanenti ed effettivi
  • gli andamenti mese per mese dei costi, ricavi, profitti (oppure giorno per giorno o settimana per settimana),
  • le ore di lavoro totali, suddivise in pianificate, rimanenti ed effettive,
  • gli andamenti mese per mese delle ore di lavoro (oppure giorno per giorno o settimana per settimana)
  • le risorse coinvolte con il loro livello di allocazione momento per momento

In questo modo abbiamo una serie di dati e di informazioni che ci permettono di rendicontare l'andamento del progetto, i suoi costi e come è stato distribuito il lavoro nel tempo, e possiamo dimostrare se le stime sono state rispettate e se ci sono state perdite o ricavi.