# Tracciamento ore, attività e spese

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano RevasOS Pro Annuale attivo
Di cosa ho bisogno Applicazione Progetti (opens new window), Applicazione Risorse Umane (opens new window), Applicazione Budget (opens new window), Applicazione Foglio ore (opens new window), Applicazione Anagrafiche (opens new window)
Cosa imparerai Configurazione di un progetto, budgeting del progetto, assegnazione compiti, tracciamento ore di lavoro dei collaboratori, inserimento spese non previste, analisi andamento del progetto, rendicontazione

Contenuti della guida

# 1. Introduzione

  1. Cosa apprenderai
  2. Il nostro esempio

Con Revas pianifichi e gestisci le risorse umane, le attività e i costi di uno o più progetti.

Revas ti mette a disposizione una suite di app con cui gestisci:

  • i dati anagrafici di tutte le risorse umane,
  • le ore di lavoro con il costo orario delle risorse,
  • la creazione di progetti, con obiettivi e tasks
  • la visualizzazione dell’avanzamento del progetto con GANTT e calendari allocazioni,
  • il budgeting dei progetti, con grafici e reports

# 1.1 Cosa apprenderai

Con questa guida, saprai gestire un progetto dall’inizio alla fine con Revas:

  • Imposterai e configurerai il progetto, definendo i collaboratori e i loro contratti, il budget e gli obiettivi
  • Traccerai le ore di lavoro effettive e le spese non pianificate,
  • Monitorerai la situazione, con grafici e reports sulle situazioni finanziarie e delle risorse umane e userai quei dati per rendicontare

# 1.2 Il nostro esempio

Prendiamo come esempio l’organizzazione di una conferenza, nel progetto Conferenza 2021.


# 2. Avvia e traccia i lavori

Configurato il progetto, ora è tutto pronto per partire. Ora puoi:

  1. Tracciare tutte le ore di lavoro
  2. Tracciare le spese non pianificate

# 2.1 Traccia le ore di lavoro

Ogni collaboratore con un account di Revas può accedere al suo Foglio Ore (opens new window) e registrare le ore di lavoro per ogni singolo compito assegnato.

Traccia le ore di lavoro

Ogni ora di lavoro inserita aggiorna in automatico i grafici della situazione finanziaria, sulla base del costo orario fissato nell’app delle risorse umane, e anche il grafico delle ore di lavoro del progetto.

Facciamo una rendicontazione semplice

Siamo Antonio Bianchi e abbiamo appena fatto una analisi di due ore per strutturare la definizione dei requisiti della location, possiamo aprire il nostro Foglio Ore (opens new window) e creare un Nuova Orario con i seguenti dati:

  • Data e ora Inizio: 02/01/2021 09:00
  • Data e ora Fine: 02/01/2021 11:00
  • Descrizione: Riunione di definizione attività
  • Compito collegato, all'interno della scheda Rendicontazione, per scegliere dal menu a tendina il compito rendicontato durante questa presenza.

Se abbiamo definito delle etichette, possiamo aggiungere anche quelle

Traccia le ore di lavoro

Facciamo una rendicontazione avanzata

Siamo Antonio Bianchi e abbiamo appena registrato la nostra giornata lavorativa iniziata alle 9:00 e finita alle 18:00 presso la Sede Centrale, possiamo aprire il nostro Foglio Ore (opens new window) e creare un Nuova Orario > Presenza con i seguenti dati:

  • Data e ora Inizio: 02/01/2021 09:00
  • Data e ora Fine: 02/01/2021 18:00
  • Descrizione: Presenza
  • Luogo di lavoro: Sede centrale

Traccia le ore di lavoro

Per procedere alla rendicontazione avanzata, salviamo la presenza e poi dalla lista degli orari apriamola per visualizzarne il dettaglio. Dal dettaglio, clicchiamo Rendicontazione avanzata per visualizzare tutti i compiti a cui siamo assegnati nel periodo della presenza. A esmepio, Analisi preventiva e Definizione partnership. Oggi ci siamo occupati di entrambe le attività per quattro ore ognuna. Dunque, per entrambe inseriamo nel loro campo orario 4h 00m e poi clicchiamo Salva e suddividi.

Traccia le ore di lavoro

Salviamo per creare la rendicontazione singola o le rendicontazioni multiple e procediamo pure con la nostra attività successiva.

# 2.2 Traccia le spese non pianificate del progetto

Oltre alle ore di lavoro, possiamo anche registrare una spesa che abbiamo effettuato ai fini del progetto e delle sue attività e che non è tra quelle pianificate.

Prendiamo come esempio due tipi di spese non previste effettuate da Antonio (fatturabile) e Lucia (non fatturabile).

Una spesa fatturabile e non pianificata

Antonio ha stipulato un contratto, ad esempio, con un fornitore dove ha inserito il costo delle trasferte al loro ufficio. Per registrare questa spesa, Antonio va sull’app dei budget (opens new window), nella sezione delle spese e cliccaNuova Spesa, inserendo:

  • il costo di tutte le trasferte per l’organizzazione di cui fa parte (nel nostro caso, 250 euro),
  • il prezzo che ha fatto al cliente mettendolo nel contratto (ovvero 350 euro)
  • la data in cui e stato firmato il contratto
  • La spesa è fatturabile ma non pianificata Traccia le spese non previste del progetto

Una spesa non fatturabile e non pianificata

Infine, Lucia ha dovuto provvedere alla ristampa dei poster della conferenza per un errore nei testi. La spesa dei poster era prevista e pianificata, ma la ristampa no. Per la ristampa ha speso 350 euro quindi su Budgets inserirà:

  • il costo di 350 euro,
  • 0 euro come prezzo,
  • la data in cui ha effettuato la spesa
  • la spesa non è fatturabile (dal momento che il prezzo è zero) e nemmeno prevista. Traccia le spese non previste del progetto

# 2.3 Facilitare il tracciamento con l'app mobile

Grazie a RevasOS Mobile, possiamo rendicontare le nostre attività e le spese anche senza un computer desktop, in un qualunque momento, seguendo la stessa procedura già vista negli esempi precedenti.

In questo modo, la registrazione delle presenze, delle rendicontazioni e delle spese diventa rapida e intuitiva, permettendo ai project managers e a chi si occupa delle finanze di progetto di avere insight di valore sempre aggiornati per tutti i progetti e le risorse attive.

# Rendicontazione attività

Per rendicontare le attività, dall'app RevasOS entra nella schermata Presenze, clicchiamo il pulsante + e poi Crea presenza.

Inseriamo poi una data di inizio e di fine, il luogo di lavoro, una descrizione e colleghiamo l'attività per la presenza che stiamo creando, scegliendola direttamente dal menu a tendina sotto al campo Compito collegato nella scheda Rendicontazione.

Nel caso per la presenza ci siano da rendicontare più attività, prima creiamo una presenza senza nessun compito collegato. Dalla lista delle presenze, selezioniamo quella che vogliamo rendicontare, poi clicchiamo Rendicontazione avanzata, per ogni compito collegato inseriamo le ore in formato HHh MMm e poi clicchiamo Salva e procedi per creare tante presenze quanti sono i compiti rendicontati.

# Rendicontazione spese

Per rendicontare una spesa, dall'app RevasOS entriamo nella schermata Spese, clicchiamo il pulsante + e dal menu a tendina Budget selezioniamo il budget dentro cui rendicontarla.

Una volta selezionato il budget, inseriamo una descrizione e il costo. Poi selezioniamo le spunte nel caso:

  • la spesa sia pianificata, per selezionare dal menu a tendina il Budget di spesa dentro cui pianificarla,
  • la spesa sia fatturabile, per inserire il Prezzo della fatturazione,
  • la spesa richiede un rimborso, per allegare alla spesa le nostre informazioni di contatto.

E, una volta inseriti tutti i dati, clicchiamo Salva e procedi per aggiungerla.