# Project Management
| Prima di cominciare | |
|---|---|
| Chi può farne uso | Tutte le organizzazioni con il piano Revas Basic Annuale e Revas Pro Annuale attivi |
| Di cosa ho bisogno |  Applicazione Progetti,  Applicazione Risorse Umane,  Applicazione Budget,  Applicazione Foglio ore,  Applicazione Anagrafiche |
| Cosa imparerai | Configurazione di un progetto, budgeting del progetto, assegnazione compiti, tracciamento ore di lavoro dei collaboratori, inserimento spese non previste, analisi andamento del progetto, rendicontazione |
# Contenuti della guida
# 1. Introduzione
Con Revas pianifichi e gestisci le risorse umane, le attività e i costi di uno o più progetti.
Revas ti mette a disposizione una suite di app con cui gestisci:
- i dati anagrafici di tutte le risorse umane,
- le ore di lavoro con il costo orario delle risorse,
- la creazione di progetti, con obiettivi e tasks
- la visualizzazione dell’avanzamento del progetto con GANTT e calendari allocazioni,
- il budgeting dei progetti, con grafici e reports
# 1.1 Cosa apprenderai
Con questa guida, saprai gestire un progetto dall’inizio alla fine con Revas:
- Imposterai e configurerai il progetto, definendo i collaboratori e i loro contratti, il budget e gli obiettivi
- Traccerai le ore di lavoro effettive e le spese non pianificate,
- Monitorerai la situazione, con grafici e reports sulle situazioni finanziarie e delle risorse umane e userai quei dati per rendicontare
# 1.2 Il nostro esempio
Prendiamo come esempio l’organizzazione di una conferenza, nel progetto Conferenza 2021.
# 2. Configura il progetto
Per configurare in maniera completa tutto il progetto, ci sono sei passaggi:
- Aggiungi i collaboratori
- Inserisci i contratti
- Crea il progetto e gli obiettivi
- Collega il budget
- Pianifica le spese
- Assegna le attività
# 2.1. Aggiungi i collaboratori
Iniziamo con le Anagrafiche e inseriamo le informazioni dei collaboratori e dei dipendenti che partecipano al progetto. Questo è il primo passo essenziale, perché le app della suite fanno uso dei dati inseriti qui.
Premi il pulsante Nuovo contatto e inserisci almeno il nome e l’indirizzo email.
Una volta compilati i campi, fsalva e procedi al prossimo contatto.
Ad esempio, noi abbiamo inserito quattro collaboratori:
- Antonio Bianchi,
- Francesca Rossi,
- Lucia Fontana,
- Roberto Panni
# 2.2. Inserisci ore di lavoro e costi orario da contratto
Ora abbiamo bisogno di compilare i dati che ci permetteranno di allocare le ore e prevedere i costi di un progetto sulla base dei contratti firmati.
Apriamo Risorse Umane e clicchiamo Nuova Risorsa per accedere alla compilazione.
Selezioniamo il contatto collegato, cercandolo con la barra di ricerca e poi inseriamo:
- il costo orario
- le ore ogni giorno della settimana
Inseriamo un contratto
Inseriamo i dati del contratto di Antonio Bianchi, che prevede un costo orario di 35 euro e un part time verticale che lo vede al lavoro lunedi, martedi e giovedi per 8 ore.
Salviamo e compiliamo anche le altre risorse.
Alcuni giorni hanno orari e costi di lavoro specifici
Se in alcuni giorni sono previsti degli orari particolari, puoi impostarli dopo aver salvato quelli fissi della risorsa.
Dal pannello delle risorse, seleziona la risorsa da modificare, clicca Visualizza Calendario e clicca sul giorno che richiede un orario specifico.
Qui, puoi impostare l’orario specifico solo per questo giorno e, in caso, anche un prezzo specifico diverso da quello standard.
# 2.3. Crea un progetto e i suoi obiettivi
Ora che i collaboratori sono inseriti con le informazioni dei loro contratti, abbiamo tutte le informazioni che ci servono per creare il progetto e assegnare i compiti.
Dentro Progetti, clicchiamo Nuovo Progetto.
Inseriamo il nome del progetto, Conferenza 2021, con la sua data di inizio e di fine e il suo stato. Il nostro progetto, ad esempio, è un progetto Pianificato.
Lo stato di un progetto
Un progetto può avere quattro stati:
- Pianificato, il progetto non è ancora partito
- In corso, il progetto è partito e in esecuzione,
- Fermato, prima di essere finito, un progetto in corso è stato fermato
- Finito, il progetto è concluso
Creato il progetto, possiamo impostare gli obiettivi, ovvero le fasi che ci porteranno alla conclusione del progetto stesso. Per la Conferenza 2021, gli obiettivi sono:
- Location
- Programma
- Speakers
- Marketing
- Materiali
Clicchiamo Nuovo Obiettivo e creiamo i cinque che ci servono, con le loro durate temporali.
Inseriamo il primo obiettivo
L’obiettivo Location dura due mesi, dal 01 gennaio 2021 al 15 febbraio 2021.
# 2.4. Collega un budget
Definite tutte le fasi, abbiamo bisogno di inserire il budget del nostro progetto, per permettere il monitoraggio delle spese e degli andamenti finanziari.
Accediamo a Budgets e clicchiamo Nuovo Budget - qui colleghiamo il progetto, diamo il nome e inseriamo l’importo.
Definiamo il budget
Per la nostra Conferenza 2021 abbiamo a disposizione 15 mila euro per il Budget Conferenza.
# 2.5. Inserisci le spese pianificate
Con il budget inserito, possiamo ora registrare tutte le spese pianificate del progetto, con i loro costi, prezzi e date di esecuzione. Le spese inserite possono essere fatturabili e non fatturabili.
Differenza costo e prezzo
Il costo è il valore economico in carico all'organizzazione
Il prezzo è il valore economico che viene fatturato al cliente/commitente del progetto.
Cos'è una spesa fatturabile?
Sono tutte le spese che l’organizzazione effettua ma che a livello del progetto generano un ricavo (es. un rimborso spese da parte di un ente che riconosce una percentuale sulla spesa). Questo dato serve per calcolare i ricavi stimati del progetto per evitare che il progetto generi una perdita.
Una spesa non fatturabile
Per la ricerca della location sono previste nove trasferte e abbiamo stimato un costo di 800 euro. Clicchiamo Nuova Spesa e inseriamo:
- il
costo: 800 euro, - il
prezzo: 0 - che è pianificata
- che non è fatturabile (dato che il prezzo è uguale a 0)
Una spesa fatturabile
Abbiamo bisogno di comprare della strumentazione per 1000 euro. Questa spesa di strumentazione è coperta da un rimborso dell’80% perché abbiamo aderito a un bando, in questo caso la spesa inserita:
- ha un
costodi 1000 euro, - ha il rimborso come
prezzo, quindi 800 euro, - è pianificata
- è fatturabile (dato che il prezzo è maggiore di 0)
# 2.6. Assegna i compiti
Ora che anche i budget sono impostati, dentro ogni obiettivo del progetto possiamo procedere alla creazione e assegnazione dei compiti e assegnarli alle risorse umane che se ne possono occupare.
Torniamo ai Progetti, entriamo nel progetto Conferenza 2021 e clicchiamo il pulsante Nuovo compito dentro ogni obiettivo. Qui, inseriamo il nome del compito, la stima delle ore e colleghiamo tutti i contatti dei collaboratori che se ne occuperanno.
Inseriamo un primo compito
Un compito della Fase Location è “Definizione dei requisiti della Location”. Abbiamo stimato che la definizione richieda un minimo di 8 ore e un massimo di 12 ore e l’abbiamo assegnata a due collaboratori, Lucia e Antonio.
Distribuisci il carico di lavoro in base ai contratti
Se hai bisogno di vedere in un colpo d’occhio le allocazioni di tutti i progetti per ogni collaboratore, per capire quanto sono carichi o scarichi giorno per giorno, puoi usare la visualizzazione del Cronogramma del singolo progetto.
Il cronogramma ti permette di vedere visivamente sia la distribuzione nel tempo delle attività e degli obiettivi, che il livello di carico di ore di lavoro di ogni risorsa, giorno per giorno.
Se una cella delle risorse e rossa, vuol dire che le ore di lavoro assegnate superano le ore di lavoro disponibili per quel giorno da contratto.
In tal caso, possiamo distribuire i giorni di un compito diversamente, sistemare la stima di ore, o allocare la risorsa diversamente.
Dopo aver assegnato tutti i compiti di ogni fase, la fase di configurazione del progetto è conclusa! Possiamo quindi far partire i lavori e procedere al tracciamento delle ore e delle spese.
# 3. Avvia e traccia i lavori
Configurato il progetto, ora è tutto pronto per partire. Ora puoi:
# 3.1 Traccia le ore di lavoro
Ogni collaboratore con un account di Revas può accedere al suo Foglio Ore e registrare le ore di lavoro per ogni singolo compito assegnato.
Ogni ora di lavoro inserita aggiorna in automatico i grafici della situazione finanziaria, sulla base del costo orario fissato nell’app delle risorse umane, e anche il grafico delle ore di lavoro del progetto.
Facciamo un primo inserimento
Siamo Antonio Bianchi e abbiamo appena fatto una analisi di due ore per strutturare la definizione dei requisiti della location, possiamo aprire il nostro Foglio Ore e creare un Nuova Orario con i seguenti dati:
Task collegata: Definizione dei requisiti della LocationDescrizione: Riunione di definizione attivitàInizio: 02/01/2021 09:00Fine: 02/01/2021 11:00
Se abbiamo definito delle etichette, possiamo aggiungere anche quelle
Salviamo e procediamo pure con la nostra attività successiva.
# 3.2 Traccia le spese non previste del progetto
Oltre alle ore di lavoro, possiamo anche registrare una spesa che abbiamo effettuato ai fini del progetto e delle sue attività e che non è tra quelle pianificate.
Prendiamo come esempio due tipi di spese non previste effettuate da Antonio (fatturabile) e Lucia (non fatturabile).
Una spesa fatturabile e non prevista
Antonio ha stipulato un contratto, ad esempio, con un fornitore dove ha inserito il costo delle trasferte al loro ufficio. Per registrare questa spesa, Antonio va sull’app dei budget, nella sezione delle spese e cliccaNuova Spesa, inserendo:
- il
costodi tutte le trasferte per l’organizzazione di cui fa parte (nel nostro caso, 250 euro), - il
prezzoche ha fatto al cliente mettendolo nel contratto (ovvero 350 euro) - la
datain cui e stato firmato il contratto - La
spesaè fatturabile ma non prevista
Una spesa non fatturabile e non prevista
Infine, Lucia ha dovuto provvedere alla ristampa dei poster della conferenza per un errore nei testi. La spesa dei poster era prevista e pianificata, ma la ristampa no. Per la ristampa ha speso 350 euro quindi su Budgets inserirà:
- il
costodi 350 euro, - 0 euro come
prezzo, - la data in cui ha effettuato la
spesa - la spesa non è fatturabile (dal momento che il prezzo è zero) e nemmeno prevista.
# 4. Monitora e rendiconta il progetto
I collaboratori stanno tracciando le ore di lavoro e registrando le spese non previste e il progetto prosegue lungo il tempo. Per mantenere il progetto in linea con le previsioni o adattarsi agli imprevisti, effettuando modifiche e ricalcoli, abbiamo a disposizioni grafici, tabelle e reports:
# 4.1 Monitora la situazione finanziaria
Accedendo a un budget del progetto e selezionando la pagina Reports sull’app dei budget, possiamo vedere il grafico della situazione finanziaria.
Grazie al grafico possiamo vedere se le nostre pianificazioni di spesa sono rispettate o se le spese stanno prendendo una strada inaspettata e correggere il tiro. Grazie alle tabelle sotto il grafico, possiamo vedere i totali e i costi.
Puoi vedere sia giorno per giorno ma anche visualizzare le specifiche per settimane o per mesi.
# Il grafico
Nel grafico, possiamo vedere la linea delle spese effettive (in verde chiaro) e la linea delle spese pianificate (in blu). La differenza tra pianificate e attuali la troviamo nel grafico sotto la linea delle pianificate ed è in verde scuro.
# I costi totali
La tabella dei totali, invece, ci fa vedere immediatamente una fotografia generale della situazione dei costi allo stato attuale.
# La tabella dei costi
La tabella dei costi, infine, suddivide i costi giorno per giorno, per vedere il dettaglio in maniera granulare.
# 4.2 Monitora la situazione delle risorse umane
Sotto alla situazione finanziaria, abbiamo invece il report della situazione delle risorse umane. I collaboratori stanno rispettando le pianificazioni orarie? Abbiamo sottostimato oppure sovrastimato i compiti?
Grazie al grafico possiamo vederne una rapida visualizzazione e confrontare le curve con le pianificate, e grazie alla tabella possiamo vedere i dettagli giorno per giorno delle ore.
Puoi vedere sia giorno per giorno ma anche visualizzare le specifiche per settimane o per mesi.
# Il grafico
Nel grafico, possiamo vedere la linea delle ore di lavoro effettive (in verde chiaro) e la linea delle ore pianificate (in blu). La differenza tra pianificate e attuali la troviamo nel grafico sotto la linea delle pianificate ed è in verde scuro.
# La tabella delle ore di lavoro
La tabella delle ore di lavoro, infine, suddivide le ore di lavoro giorno per giorno, per vedere il dettaglio in maniera granulare.
# 4.3 Rendiconta il progetto
Alla fine del progetto, ci viene richiesto dal bando di rendicontare il progetto. Abbiamo bisogno di estrarre i dati dell'andamento del progetto dal punto di vista delle spese che delle ore di lavoro.
Con l'app Budgets possiamo ricavare esattamente i dati che ci servono!
Da Budgets infatti andiamo a estrarre:
- i costi totali del progetto, suddivisi in costi pianificati, rimanenti ed effettivi
- gli andamenti mese per mese dei costi (oppure giorno per giorno o settimana per settimana),
- lo screenshot del grafico, per una visualizzazione grafica già pronta,
- le ore di lavoro totali, suddivise in pianificate, rimanenti ed effettive,
- gli andamenti mese per mese delle ore di lavoro (oppure giorno per giorno o settimana per settimana)
- lo screenshot del grafico, per una visualizzazione grafica già pronta
In questo modo abbiamo una serie di dati e di informazioni che ci permettono di rendicontare l'andamento del progetto, i suoi costi e come è stato distribuito il lavoro nel tempo, e possiamo dimostrare se le stime sono state rispettate e se ci sono state perdite o ricavi.
# 5. Conclusione
Alla fine di questa guida, avete imparato tutti i passaggi per gestire un progetto dall’inizio, con la sua configurazione, fino alla sua conclusione, rendicontazione inclusa.
Avete imparato come usare le app di RevasOS per definire le disponibilità delle risorse umane, allocare le risorse alle attività richieste, registrare le ore di lavoro e le spese e, alla fine, monitorare l’andamento del progetto e raccogliere i dati per la rendicontazione.
Ora e il momento di mettersi alla prova con un vero progetto.
Buon lavoro!