# Configurazione di un progetto

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano RevasOS Pro Annuale attivo
Di cosa ho bisogno Applicazione Progetti, Applicazione Risorse Umane, Applicazione Budget, Applicazione Foglio ore, Applicazione Anagrafiche
Cosa imparerai Configurazione di un progetto, budgeting del progetto, assegnazione compiti, tracciamento ore di lavoro dei collaboratori, inserimento spese non previste, analisi andamento del progetto, rendicontazione

Contenuti della guida

# 1. Introduzione

  1. Cosa apprenderai
  2. Il nostro esempio

Con Revas pianifichi e gestisci le risorse umane, le attività e i costi di uno o più progetti.

Revas ti mette a disposizione una suite di app con cui gestisci:

  • i dati anagrafici di tutte le risorse umane,
  • le ore di lavoro con il costo orario delle risorse,
  • la creazione di progetti, con obiettivi e tasks
  • la visualizzazione dell’avanzamento del progetto con GANTT e calendari allocazioni,
  • il budgeting dei progetti, con grafici e reports

# 1.1 Cosa apprenderai

Con questa guida, saprai gestire un progetto dall’inizio alla fine con Revas:

  • Imposterai e configurerai il progetto, definendo i collaboratori e i loro contratti, il budget e gli obiettivi
  • Traccerai le ore di lavoro effettive e le spese non pianificate,
  • Monitorerai la situazione, con grafici e reports sulle situazioni finanziarie e delle risorse umane e userai quei dati per rendicontare

# 1.2 Il nostro esempio

Prendiamo come esempio l’organizzazione di una conferenza, nel progetto Conferenza 2021.


# 2. Configura il progetto

Per configurare in maniera completa tutto il progetto, ci sono sei passaggi:

  1. Aggiungi i collaboratori
  2. Inserisci i contratti
  3. Crea il progetto e gli obiettivi
  4. Collega il budget
  5. Pianifica le spese
  6. Assegna le attività

# 2.1. Aggiungi i collaboratori

Iniziamo con le Anagrafiche e inseriamo le informazioni dei collaboratori e dei dipendenti che partecipano al progetto. Questo è il primo passo essenziale, perché le app della suite fanno uso dei dati inseriti qui.

Premi il pulsante Nuovo contatto e inserisci almeno il nome e l’indirizzo email.

Una volta compilati i campi, salva e procedi al prossimo contatto.

Ad esempio, noi abbiamo inserito quattro collaboratori:

  • Antonio Bianchi,
  • Francesca Rossi,
  • Lucia Fontana,
  • Roberto Panni

Aggiungi i collaboratori

# 2.2. Inserisci ore di lavoro e costi orario da contratto

Ora abbiamo bisogno di compilare i dati che ci permetteranno di allocare le ore e prevedere i costi di un progetto sulla base dei contratti firmati.

Apriamo Risorse Umane e clicchiamo Nuovo orario di lavoro per accedere alla compilazione del suo contratto.

Inserisci ore di lavoro e costi orario da contratto

Selezioniamo il contatto collegato, cercandolo con la barra di ricerca e poi inseriamo:

  • il costo orario
  • le ore ogni giorno della settimana
  • la data di inizio del contratto e la sua eventuale data di conclusione
Programma risorse che si attiveranno in futuro

Non solo con RevasOS puoi inserire tutti i contratti attivi, ma puoi anche programmare risorse che si attiveranno nel futuro. In questo modo, nei report puoi anche includere i dati corretti per i periodi futuri e fare stime accurate.

Per gestire risorse che si attiveranno in futuro, basta inserire la data di inizio del contratto.

Inoltre, tutti i contratti con una data di fine, una volta conclusi, vengono automaticamente archiviati e rimossi dai report per i giorni successivi alla scadenza del contratto, senza però andare ad alterare i report passati.

Inseriamo un contratto

Inseriamo i dati del contratto di Antonio Bianchi, che prevede un costo orario di 35 euro e un part time verticale che lo vede al lavoro lunedi, martedi e giovedi per 8 ore.

Inoltre, il contratto è valido a partire dal 01/01/2021 e non ha una scadenza in quanto indeterminato.

Inserisci ore di lavoro e costi orario da contratto

Salviamo e compiliamo anche le altre risorse.

Alcuni giorni hanno orari e costi di lavoro specifici

Se in alcuni giorni sono previsti degli orari particolari, puoi impostarli dopo aver salvato quelli fissi della risorsa. Dal pannello delle risorse, seleziona la risorsa da modificare, clicca Visualizza Calendario e clicca sul giorno che richiede un orario specifico.

Orari di lavoro e costi specifici

Qui, puoi impostare l’orario specifico solo per questo giorno e, in caso, anche un prezzo specifico diverso da quello standard.

Orari di lavoro e costi specifici

# 2.3. Crea un progetto e i suoi obiettivi

Ora che i collaboratori sono inseriti con le informazioni dei loro contratti, abbiamo tutte le informazioni che ci servono per creare il progetto e assegnare i compiti.

Dentro Progetti, clicchiamo Nuovo Progetto.

Crea un progetto e i suoi obiettivi

Inseriamo il nome del progetto, Conferenza 2021, con la sua data di inizio e di fine e il suo stato. Il nostro progetto, ad esempio, è un progetto Pianificato. Inoltre, dato che non abbiamo un cliente per cui stiamo svolgendo il progetto, lasciamo il campo Cliente vuoto.

Crea un progetto e i suoi obiettivi

Lo stato di un progetto

Un progetto può avere quattro stati:

  • Pianificato, il progetto non è ancora partito
  • In corso, il progetto è partito e in esecuzione,
  • Fermato, prima di essere finito, un progetto in corso è stato fermato
  • Finito, il progetto è concluso

Creato il progetto, possiamo impostare gli obiettivi, ovvero le fasi che ci porteranno alla conclusione del progetto stesso. Per la Conferenza 2021, gli obiettivi sono:

  • Location
  • Programma
  • Speakers
  • Marketing
  • Materiali

Clicchiamo Nuovo Obiettivo e creiamo i cinque che ci servono, con le loro durate temporali.

Crea un progetto e i suoi obiettivi

Inseriamo il primo obiettivo

L’obiettivo Location dura due mesi, dal 01 gennaio 2021 al 15 febbraio 2021.

Crea un progetto e i suoi obiettivi

# 2.4. Collega un budget

Definite tutte le fasi, abbiamo bisogno di inserire il budget del nostro progetto, per permettere il monitoraggio delle spese e degli andamenti finanziari.

Accediamo a Budgets e clicchiamo Nuovo Budget - qui colleghiamo il progetto, diamo il nome e inseriamo l’importo.

Collega un budget

Definiamo il budget

Per la nostra Conferenza 2021 bisogno di un Budget per Conferenza 2021. Il budget è Fisso perchè non si basa sulle ore di attività e ha nome Budget per Conferenza 2021.

Collega un budget

# 2.5 Crea i budget di spesa

Una volta creato il budget, se vogliamo inserire delle spese pianificate che abbiamo previsto per l'andamento del progetto dobbiamo creare dei budget di spesa. Ogni budget di spesa infatti ha un costo ed, eventualmente, un prezzo.

Crea i budget di spesa

Per crearli, entriamo nel budget e clicchiamo Nuovo budget di spesa per inserire tutti i dettagli.

Creaiamo il primo budget di spesa

Per il budget della nostra Conferenza 2021 abbiamo un budget di spesa per Trasporti e Trasferte di 2000 euro che copre tutto il periodo del progetto.

Entriamo dentro Budget per Conferenza 2021 e clicchiamo Nuovo budget di spesa. Qui inseriamo:

  • Date di inizio e di fine,
  • Una descrizione, ovvero Trasporti e Trasferte,
  • il costo di 2000 euro

Creaiamo il primo budget di spesa

# 2.6. Inserisci le spese pianificate

Con il budget creato e i piani di spesa, possiamo ora registrare tutte le spese pianificate del progetto, con i loro costi, prezzi e date di esecuzione. Le spese inserite possono essere fatturabili e non fatturabili e ogni spesa pianificata è sempre collegata a un budget di spesa.

Differenza costo e prezzo

Il costo è il valore economico in carico all'organizzazione

Il prezzo è il valore economico che viene fatturato al cliente/commitente del progetto.

Cos'è una spesa fatturabile?

Sono tutte le spese che l’organizzazione effettua ma che a livello del progetto generano un ricavo (es. un rimborso spese da parte di un ente che riconosce una percentuale sulla spesa). Questo dato serve per calcolare i ricavi stimati del progetto per evitare che il progetto generi una perdita.

Una spesa pianificata e non fatturabile

Per la ricerca della location sono previste nove trasferte e abbiamo stimato un costo di 800 euro. Clicchiamo Nuova Spesa e inseriamo:

  • il costo: 800 euro,
  • il prezzo: 0
  • che è pianificata, quindi la colleghiamo a un Budget di spesa che abbiamo definito, in questo caso Trasferte e Trasporti,
  • che non è fatturabile (dato che il prezzo è uguale a 0)

Inserisci le spese pianificate

Una spesa pianificata e fatturabile

Abbiamo bisogno di comprare della strumentazione per 1000 euro. Questa spesa di strumentazione è coperta da un rimborso dell’80% perché abbiamo aderito a un bando, in questo caso la spesa inserita:

  • ha un costo di 1000 euro,
  • ha il rimborso come prezzo, quindi 800 euro,
  • è pianificata, quindi la colleghiamo a un Budget di spesa che abbiamo definito, in questo caso Trasferte e Trasporti,
  • è fatturabile (dato che il prezzo è maggiore di 0)

Inserisci le spese pianificate

# 2.6. Assegna i compiti

Ora che anche i budget sono impostati, dentro ogni obiettivo del progetto possiamo procedere alla creazione e assegnazione dei compiti e assegnarli alle risorse umane che se ne possono occupare.

Torniamo ai Progetti, entriamo nel progetto Conferenza 2021 e clicchiamo il pulsante Nuovo compito dentro ogni obiettivo. Qui, inseriamo il nome del compito, la stima delle ore e colleghiamo il contatto del collaboratore che se ne occuperà.

Assegna i compiti

Inseriamo un primo compito

Un compito della Fase Location è “Definizione dei requisiti della Location”. Abbiamo stimato che la definizione richieda 12 ore di lavoro e l’abbiamo assegnata a una collaboratrice, Lucia.

Assegna i compiti

Distribuisci il carico di lavoro in base ai contratti

Se hai bisogno di vedere in un colpo d’occhio le allocazioni di tutti i progetti per ogni collaboratore, per capire quanto sono carichi o scarichi giorno per giorno, puoi usare la visualizzazione delle allocazioni che trovi nella pagina di creazione di un nuovo compito.

La sezione si aggiorna ogni volta sulla base delle date di inizio e fine del compito.

Se una cella delle risorse e rossa, vuol dire che le ore di lavoro assegnate superano le ore di lavoro disponibili per quel giorno da contratto.

In tal caso, possiamo distribuire i giorni di un compito diversamente, sistemare la stima di ore, o allocare la risorsa diversamente.

Dopo aver assegnato tutti i compiti di ogni fase, la fase di configurazione del progetto è conclusa! Possiamo quindi far partire i lavori e procedere al tracciamento delle ore e delle spese.


Ultimo aggiornamento: 8/5/2021, 3:37:19 PM