# Allocazione delle risorse

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano Revas OS Pro Annuale attivo
Di cosa ho bisogno Applicazione Risorse Umane
Cosa imparerai Vedere le disponibilità di una risorsa, i tipi di orario della risorsa, modificare l'orario di un singolo giorno di una risorsa

Contenuti della guida

# Disponibilità

Le disponibilità delle risorse permettono di avere un quadro generale e chiaro per poter pianificare e gestire compiti e progetti, andando a visualizzare le ore giornaliere di lavoro definite dalle risorse. In questo modo, le risorse vengono utilizzate in modo efficiente attraverso i progetti dell'organizzazizone, evitando il sotto-utilizzo o il sovrautilizzo delle risorse.

# Le disponibilità di una risorsa

Accedendo all'app Risorse Umane è possibile visualizzare la lista di tutte le risorse dell'organizzazione. Per visualizzare i dettagli e gli orari settimanali di disponibilità, clicca su una riga della tabella.

Le disponibilità di una risorsa

Nel dettaglio, sono visualizzate le liste degli orari settimanali indicati dalla risorsa. Nell'anteprima possiamo visualizzare il costo e il prezzo orario, assieme alla data di inizio e di fine, se presente.

Cliccando il pulsante Modifica possiamo vedere il dettaglio di un orario settimanale, con la suddivisione giorno per giorno. Qui possiamo vedere quali sono i giorni lavorativi della risorsa e quante ore lavora nei giorni definiti, così da poter determinare il massimo di ore disponibili.

Le disponibilità di una risorsa

È possibile anche visualizzare gli orari settimanali che si attiveranno nel futuro. In questo modo è possibile includere nelle pianificazioni anche i cambiamenti di orario nel tempo. Gli orari settimanali che si attiveranno nel futuro, sono quelli che hanno la data di inizio nel futuro.

# Le disponibilità di una risorsa giorno per giorno

Per visualizzare le disponibilità giorno per giorno, possiamo accedere al dettaglio dal calendario di allocazioni della risorsa, cliccando il pulsante Visualizza calendario. Qui, cliccando sul giorno desiderato, accediamo al suo dettaglio, dove possiamo visualizzare le ore disponibili per quel giorno specifico.

Le disponibilità di una risorsa giorno per giorno

Le disponibilità di una risorsa giorno per giorno

In questo modo, possiamo visualizzare o inserire delle microvariazioni degli orari disponibili di una risorsa, ad esempio nel caso di un permesso o di un'assenza, senza andare ad alterare l'orario di lavoro settimanale definito.

# Allocazione

L'allocazione delle risorse fa parte della gestione delle risorse e permette di assegnare progetti, compiti e altre attività previste in una pianificazione alle risorse che sono disponibili.

Nell'allocazione, prendere in considerazione la disponibilità di tutte le risorse sulla base del tempo richiesto permette di effettuare l'allocazione con maggiore efficacia perchè si riduce il tempo necessario per controllare quali risorse sono disponibili, quando lo sono e l'analisi degli slots allocabili si velocizza.

Avere dunque in un unico posto una mappa con le disponibilità di tutte le risorse e le loro disponibilità permette di pianificare basandosi sulle effettive disponibilità di una risorsa al momento presente e nel futuro.

# Mappa delle allocazioni di tutte le risorse

Con Revas, accedendo a Risorse Umane e cliccando il tasto Allocazioni puoi visualizzare una mappa di tutte le risorse attive e il loro grado di allocazioni giorno per giorno.

Mappa delle allocazioni di tutte le risorse

A seconda di come vengono gestite le risorse umane all'interno della organizzazione lungo gli archi di tempo, diversi gradi di dettaglio sulle disponibilità per le allocazioni sono richiesti:

  • per gestire allocazioni puntuali o per attività a breve termine, è comoda la visualizzazione del dettaglio allocazione giorno per giorno,
  • per gestire allocazione su progetti che si distribuiscono su archi di tempo molto lunghi (mesi o anni), è comoda la visualizzazione del dettaglio allocazione mese per mese o settimana per settimana

Per modificare quindi la granularità della visualizzazione delle allocazione, sopra la tabella è presente una barra di filtri. Il primo filtro, anticipato dall'etichetta Filtra per, permette di selezionare diverse granularità. La prima selezionata è Giorno ma sono disponibili anche Mese e Settimana. Una volta selezionato il filtro, clicca Cerca per vedere la mappa filtrata.

Mappa delle allocazioni di tutte le risorse

Dal momento che nella mappa sono elencate tutte le risorse impiegate in tutti i progetti di tutta l'organizzazione, avere a disposizione un filtro temporale dove selezionare un intervallo di tempo permette di visualizzare solo gli archi temporali di interesse per le allocazioni, includendo comunque tutti i dati delle risorse.

Nei campi accanto al filtro delle granularità, è possibile inserire una data di inizio, nel campo Da e una data di fine nel campo A per definire l'intervallo di tempo. Una volta selezionato l'intervallo, clicca il pulsante Cerca

Mappa delle allocazioni di tutte le risorse

Nella visualizzazione di tutte le allocazioni disponibili è importante vedere le ore disponibili di una risorsa, per distribuire il carico di lavoro di un progetto e avere chiaro i momenti nei quali la risorsa è sovrallocata, o totalmente disponibile.

Quando si hanno tante risorse, tanti progetti, in un arco di tempo molto grande, è utile avere un colpo d'occhio che permetta di visualizzare immediatamente lo stato di allocazione delle risorse che si vogliono utilizzare. La mappa delle risorse di Revas OS fa uso di quattro colori, in base allo stato di allocazione della risorsa:

  • se una risorsa è verde, significa che ci sono altre ore disponibili,
  • se invece la risorsa è rossa in una cella, vuol dire che è sovrallocata,
  • il colore grigio rappresenta i giorni in cui la risorsa non ha dichiarato disponibilità lavorativa,
  • il colore bianco invece, significa che la risorsa non ha al momento delle ore allocate

Nelle ore allocate (verdi), il livello di allocazione di quella risorsa è rappresentato dall'altezza della barra verde sullo sfondo della cella: più la risorsa ha ore allocate, più il livello di verde è alto. In questo modo, è possibile capire fin dall'inizio quanto quella risorsa sia ancora allocabile dal colpo d'occhio di tutte le risorse. Nella cella, il numero di ore allocate è scritto sopra la barra verde.

Un esempio di mappa allocazioni

Ad esempio, in questa mappa stiamo visualizzando le disponibilità delle risorse Giovanni e Aldo con una granularità giornaliera in un intervallo di tempo che va dal 01/05/2021 al 31/05/2021.

Entrambe le risorse non lavorano l'1, il 2 e l'8 maggio, in quanto le celle in quei giorni sono grigie, dunque non possono essere allocate ore.

Giovanni il 3 maggio ha 6h 40m allocate in quanto la cella è verde e ha ancora ore allocabili in quanto il livello di verde non riempie la cella completamente. Anche il 7 maggio Giovanni ha a disposizione ore allocabili ma ne ha un numero maggiore in quanto il livello di verde è minore del 3 maggio.

Il 4, 5 e 6 maggio, Giovanni è allocato per 6h 40m e dal momento che la cella è rossa allora vuol dire che per qui giorni la risorsa è sovrallocata.

Aldo, infine, dal 3 al 7 maggio è disponibile e ha tutti i giorni privi di allocazioni perchè le celle sono bianche con 0h all'interno.

Mappa delle allocazioni di tutte le risorse

Ultimo aggiornamento: 8/5/2021, 3:37:19 PM