# Risorse

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano Revas OS Pro Annuale
Di cosa hai bisogno Applicazione Risorse

# Contenuti della guida

  1. Risorse
    1. La lista delle Risorse Attive
    2. Dettaglio di una risorsa
    3. Modifica di un orario
    4. Nuovo Orario
    5. I moduli di creazione o modifica orario
    6. Calendario allocazioni di una risorsa
  2. Allocazioni
    1. Tabella delle allocazioni
    2. Come funziona l'Allocazione Automatica
  3. Operazioni
    1. Visualizzazione risorse non attive

Con l'app Risorse possiamo gestire il database delle Risorse presenti nell'organizzazione. Inoltre, si possono vedere i loro contratti con le ore settimanali, i loro costi orari e visualizzarne i calendari delle allocazioni.

Le sezioni dell'app sono:

  • Risorse attive,
  • Allocazioni,
  • Operazioni

# Risorse

# La lista delle Risorse Attive

In questa sezione, se presenti, posso visualizzare la lista delle Risorse dell'organizzazione che hanno almeno un orario attivo, oppure un orario che diventerà attivo nel futuro.

Un orario è attivo, quando la fine dell'orario è prevista nel futuro, oppure quando l'inizio dell'orario è previsto in futuro.

In anteprima, posso vedere il numero di telefono e l'email della risorsa.

# Ricerca dei contatti per nome

Qui è possibile fare una ricerca "per nome" delle Risorse. Sopra la lista delle risorse, si trova la barra di ricerca che ha come etichetta la voce Filtra per risorsa. La ricerca può essere fatta sia utilizzando lettere maiuscole o minuscole.

Il sistema di ricerca trova tutti i contatti i cui nomi iniziano per le stesse lettere inserite all'interno della barra di ricerca. Ad esempio, se viene eseguita una ricerca del tipo "fran", nella lista dei contatti compariranno sia Franco che Francesco, perchè entrambi i nomi iniziano con "fran". Al contrario, "Luca Franceschi", non verrà visualizzato perchè anche se il suo cognome contiene "fran" non inizia con le lettere inserite nella barra di ricerca.

Quando scrivo il nome sul campo di ricerca, il sistema presenta i nomi che ha trovato in una tendina, sotto al campo di ricerca. Quando clicco il nome, questo viene selezionato e la lista delle risorse viene filtrata usando come riferimento il nome selezionato. Una volta che ho selezionato il nome, il campo di ricerca scompare e viene sostiuito dal nome della risorsa selezionata. Se clicco il nome della risorsa, si apre la pagina di dettaglio della sua anagrafica.

Se viene cliccato il tasto Cancella ricerca, viene rimosso il filtro, compare nuovamente il campo della ricerca e la lista di tutte le risorse non filtrate.

# Creazione di un nuovo orario settimanale

Quando clicco il pulsante Nuovo orario, accedo al modulo di creazione di un nuovo orario settimanale.

# Accedere al dettaglio del contatto

Quando clicco una riga della tabella delle risorse, accedo alla sua schermata di dettaglio.

# Dettaglio di una risorsa

La schermata permette di visualizzare i dettagli del contatto e i dettagli di tutti gli orari settimanali della risorsa.

# Correzione costo orario

Se iL costo orario varia lungo un arco di tempo, il costo orario inserito in un orario lavorativo settimanale, il costo orario non rappresenta queste variazioni, essendo un costo fisso. Per evitare errori di stima in un certo periodo di tempo, è possibile correggere il costo orario, conoscendo il costo totale della risorsa, nel periodo di tempo che si vuole correggere.

Cliccando il pulsante applica Correzione costo orario, si apre il pannello per l'applicazione. Nel pannello sono presenti tre campi:

  • Data di inizio, nella quale inserire la data iniziale dell'intervallo di tempo che si vuole correggere
  • Data di fine, nella quale inserire la data di conclusione dell'intervallo di tempo che si vuole correggere
  • Importo, dove si può inserire il costo totale della risorsa, all'interno del periodo di tempo indicato

Cliccando il pulsante Salva, le modifiche vengono applicate assieme alla correzione. Cliccando il pulsante Annulla, il pannello si chiude senza salvare le modifiche, e senza applicare la correzione.

Come funziona la correzione del costo orario

L'applicazione della correzione del costo orario si effettua all'interno di un intervallo di tempo definito. Il sistema prende in considerazione il totale dell'importo inserito e lo suddivide per i giorni in cui la risorsa ha un orario di lavoro definito, all'interno dell'intervallo di tempo, ottenendo così il costo giornaliero effettivo. Il sistema, poi, suddivide il costo giornaliero effettivo per il numero di ore di lavoro giorno per giorno, ottenendo il costo orario effettivo.

# I dettagli del contatto

Qui è visualizzato il nome del contatto a cui sono collegati gli orari.

Cliccando il pulsante Visualizza calendario allocazioni porta alla schermata di visualizzazione del calendario delle allocazioni.

# I dettagli degli orari

La lista contiene i dettagli degli orari settimanali, attivi e non, collegati al contatto.

Ogni orario visualizza:

  • la data di inizio,
  • la data di conclusione,
  • il costo orario,
  • il prezzo orario

Il pulsante Modifica porta alla schermata di modifica di un orario settimanale.

# Aggiunta nuovo orario

Cliccando il pulsante Nuovo orario permette di accedere alla schermata di creazione di un nuovo orario collegato al contatto in dettaglio.

# Modifica di un orario

La schermata di modifica dell'orario, permette di modficare costi, prezzi orari e le ore settimanali di un orario settimanale collegato alla risorsa.

In questa schermata il pulsante in alto Visualizza calendario, permette di accedere al calendario delle allocazioni della risorsa.

Ogni risorsa è collegata a uno e un solo contatto di anagrafica. Il nome del contatto è presente nel campo Contatto collegato. Cliccando il nome, si visualizza la schermata di anagrafica del contatto.

In fondo al modulo, si trova la voce Opzione avanzate. Se clicco la voce, compare la scheda della Danger Zone per l'eliminazione della risorsa. Una risorsa eliminata, non cancella il contatto in anagrafica collegato.

Attenzione

L'eliminazione di una risorsa è irreversibile. La risorsa umana sarà rimossa dalle Risorse disponibile e dunque saranno rimosse anche le sue allocazioni orarie, che potrebbero andare ad alterare report e calendari allocazioni e avere conseguenze inaspettate in altre parti del sistema.

# Nuovo orario

Questa schermata permette di aggiungere un nuovo orario, inserendo tutte le informazioni necessarie quali, ore settimanali da contratto, costo e prezzo orario.

Ogni risorsa umana può essere collegata a un solo contatto esclusivamente.

# I moduli di creazione o modifica orario

In ogni modulo il pulsante Salva in alto a destra della schermata permette di salvare le modifiche effettuate. Il pulsante Salva non si trova solamente in alto a destra, ma anche in basso, alla fine di ogni modulo.

Il pulsante Annulla che si trova in basso alla schermata permette quando viene cliccato di annullare le modifiche effettuate. Quando viene cliccato, compare una schermata dove viene richiesto di confermare l'uscita dalla schermata di dettaglio. Le modifiche salvate vengono cancellate e perse definitivamente.

Il pulsante Sì, abbandona senza salvare permette di lasciare la pagina senza che le modifiche siano salvate, tornando alla lista delle Risorse. Il pulsante No, rimani su questa pagina fa scomparire il pannello, ritornando in modalità di modifica o creazione.

Nella riga Contatto collegato si trova il campo di ricerca del contatto da collegare alla risorsa in creazione. Cliccando il campo e digitando il nome da collegare, i risultati della ricerca compaiono in una tendina. Cliccando sul nome scelto, esso viene selezionato e il campo di ricerca scompare.

Cliccando sulla crocetta accanto a un contatto appena selezionato, è possibile rimuoverlo per selezionarne un altro. Questa operazione è possibile farla solo in creazione di una nuova risorsa.

Quando l'orario è creato, non posso cambiare il contatto collegato, ma solo visualizzarne i dettagli anagrafici.

Il modulo permette di raccogliere le seguenti informazioni:

  • Note,
  • Valido a partire da, la data in cui entra in validità l'orario - questo campo è obbligatorio,
  • Valido fino a, la data in cui l'orario termina di validità - questo campo non è obbligatorio,
  • Costo orario, ovvero il costo aziendale interno della risorsa umana - il valore di partenza è impostato a 0,
  • Prezzo orario, ovvero il ricavo che genera il lavoro della risorsa lavorando un'ora in attività fatturabili - il valore di partenza è impostato a 0,
  • Ore settimanali lavorative definite dal contratto per ogni giorno della settimana - il valore di partenza è impostato a 0h00m

# Calendario allocazioni di una risorsa

La schermata del calendario delle allocazioni di una risorsa umana permette di visualizzare in dettaglio le ore allocate

# Filtro per date

In alto si trovano i due campi per impostare un filtro sulla base di un intervallo di date di inizio e di fine.

Cliccando il pulsante Cerca vengono visualizzati i giorni della settimana inclusi nell'intervallo.

# Il calendario

Il calendario delle allocazioni è una griglia composta da righe e colonne. La prima riga presenta i nomi dei giorni della settimana. La prima colonna a sinistra sono visualizzati i numeri delle settimane.

Ogni giorno del calendario presenta:

  • La data del giorno,
  • Il costo orario della risorsa,
  • La percentuale di ore allocate solo per i giorni in cui la risorsa ha dato disponibilità lavorativa

La casella dei giorni allocati cambia colore in base allo stato dell'allocazione della risorsa:

  • è bianca quando la risorsa non ha ore allocvate,
  • è verde quando la risorsa ha delle ore allocate e possono esserne allocate altre - la griglia aiuta visivamente al visualizzazione delle ore, perchè più una casella ha ore allocate, maggiore sarà il livello del verde nella casella.,
  • è rossa quando la risorsa ha più ore allocate di quelle disponibili per il giorno

Come viene calcolata la percentuale di ore allocate

La percentuale di ore allocate viene calcolata dividendo le ore allocate per quel giorno della risorsa per le sue ore totali e moltiplicando il risultato per cento: (ore allocate della risorsa / ore totali del giorno) * 100

Cliccando su una casella, si va al dettagli

# La disponibilità di un singolo giorno

Nel titolo della pagina sono visualizzati:

  • Il nome della risorsa
  • La data del giorno in visualizzazione

In questa schermata sono visualizzati tre campi, che contengono:

  • le ore disponibili per quel giorno, Ore siponibili,
  • il costo orario di quel giorno, Costo orario,
  • il prezzo orario di quel giorno, Prezzo orario,

I tre campi sono tutti modificabili. Il pulsante Salva in alto a destra della schermata permette di salvare le modifiche effettuate. Il pulsante Salva non si trova solamente in alto a destra, ma anche in basso, alla fine di ogni modulo.

Il pulsante Annulla che si trova in basso alla schermata permette quando viene cliccato di annullare le modifiche effettuate. Quando viene cliccato, compare una schermata dove viene richiesto di confermare l'uscita dalla schermata di dettaglio. Le modifiche salvate vengono cancellate e perse definitivamente.

Il pulsante Sì, abbandona senza salvare permette di lasciare la pagina senza che le modifiche siano salvate, tornando alla lista delle Risorse. Il pulsante No, rimani su questa pagina fa scomparire il pannello, ritornando in modalità di modifica o creazione.

In fondo è visibile, se presente, nella sezione Ore allocate, la lista dei compiti assegnati a quella risorsa per quel giorno con le ore richieste quel giorno.


# Allocazioni

Questa schermata permette di visualizzare, tutte le ore allocate di tutte le riosrse umane nell'organizzazione. E possibile filtrarla giorno per giorno, mese per mese, settimana per settimana. E possibile anche selezionare un intervallo di date "dal" "al". Alla prima apertura è già impostato un intervallo di date, che rappresenta le prossime tre settimane, a partire dal giorno presente.

In cima alla schermata ci sono due filtri:

  • il primo filtro permette di definire il livello di granularità delle ore visualizzate. E possibile selezionare Giorno per vedere le ore allocate giorno per giorno, Settimana per vederle raggruppate per settimana, Mese per vederle raggruppate mese per mese.

  • il secondo filtro è formato da due campi: uno dove poter inserire l'inizio dell'intervallo di tempo, e un'altro campo dove posso inserire la fine delll'intervallo di tempo. L'etichetta del primo campo è Da, per il secondo campo è A.

Cliccando il pulsante Cerca vengono visualizzate le ore di allocazione delle risorse, all'interno dell'intervallo selezionato e raggruppate sulla base del filtro scelto.

# Tabella delle allocazioni

In cima alla tabella vengono visualizzati i mesi, compresi nell'intervallo selezionato. Sotto i mesi, sono visualizzate le settimane. Ogni riga corrisponde ad una risorsa umana. Il nome della risorsa umana è presente all'interno di ogni riga.

Dentro ogni cella, visualizzo il numero di ore allocate. Le caselle cambiano colori in base alle allocazioni:

  • se non ci sono ore allocate, la casella è bianca e il testo è 0 ore.
  • se ci sono delle ore allocate, la casella diventa verde e viene visualizzata la quantità di ore effettivamente allocate. La tabella aiuta visivamente al visualizzazione delle ore, perchè più una casella ha ore allocate, maggiore sarà il livello del verde nella casella.
  • nel caso in cui le ore di allocazione della risorsa superino le ore disponibili, la casella diventa rossa.

Nella visualizzazione filtrata giorno per giorno, i giorni nei quali la risorsa non ha dato disponibilità lavorativa, sono colorati di grigio.

# Come funziona l'Allocazione Automatica

L'algoritmo di allocazione mette a confronto quante ore la risorsa ha disponibili all'interno dell'intervallo di tempo di un compito con le ore richieste dall'attività.

L'algoritmo esegue una divisione lineare tra il carico di lavoro stimato e le giornate che hanno degli orari definiti (ovvero le giornate allocabili), indipendentemente dalla disponibilità residua della risorsa.

Un esempio di allocazione lineare

Se una risorsa ha come orario lavorativo settimanle un full-time di 8h al giorno per 5 giorni alla settimana e viene allocata per 80h in un arco di tempo di 10 giorni, inclusi sabato e domenica, la risorsa avrà un'allocazione giornaliera di 10h (80h/8 giorni lavorativi), e a sistema risulterà sovrallocata.

Il sistema alloca le risorse giornalmente. Il dettaglio giornaliero può avere anche delle fluttuazioni elevate, in base al tipo di orario di una risorsa e alla sua distribuzione. Ad esempio, se un orario è verticale, è probabile che le giornate che hanno meno ore, siano sovrallocate. La visualizzazione con un dettaglio settimanale o mensile invece, rappresentano un andamento medio con una fluttuazione ridotta.

Quando la risorsa non ha disponibilità nè ore disponibili nell'intervallo di tempo considerato il sistema dà errore.

# Operazioni

# Visualizzazione risorse non attive

Questa operazione permette di visualizzare una lista di risorse non attive. Le risorse non attive sono risorse che hanno tutti gli orari scaduti o conclusi.

Cliccando il pulsante Visualizza accedo alla schermata dove sono elencate le risorse non attive.

Ultimo aggiornamento: 5/31/2021, 11:07:38 AM