Foglio ore

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Con l'app Foglio Ore puoi creare fogli ore in cui dipendenti, collaboratori e volontari possono inserire le ore che hanno svolto di lavoro o di volontariato per determinati progetti o attività.

È importante che i contatti dei collaboratori siano stati aggiunti in Anagrafica (opens new window)

Contenuti della guida

• Fogli ore
  • Lista orari
  • Dettaglio orari
  • Nuovo orario
• Calendario
• Etichette
  • Lista etichette
  • Nuova etichetta
  • Dettaglio etichetta
• Report
  • Report ore
  • Dettaglio report ore
  • Report rendicontazioni
  • Dettaglio report rendicontazioni
• Operazioni
  • Blocco massivo delle ore
  • Export dei fogli ore

Fogli ore

Lista orari

La lista orari contiene in una tabella paginata tutti gli orari inseriti dalle risorse.

La barra dei filtri

• Nei campi Da e A sono visualizzate le date di inizio e di fine del filtro temporale. Di default, questo range comincia due settimane prima dal giorno di visualizzazione,
• I pulsanti Questo mese e Mese scorso permettono di impostare rapidamente un filtro temporale - cliccando Questo Mese, si visualizza la lista dei fogli ore a partire dall'inizio del mese corrente. Cliccando Mese Scorso, invece, si visualizzano gli orari del mese precedente

Filtro per contatto

Il campo Filtra per contatto permette la selezione di un contatto in anagrafica e di visualizzare gli orari che ha inserito.

Cliccando sul campo e iniziando a inserire il nome, una lista di nomi che combaciano sono elencati in una tendina sotto al campo. Cliccando il nome del contatto. una targhetta viola col nome va a sostituire il campo e la lista degli orari mostra solo gli orari del contatto selezionato.

Cliccando il pulsante Cancella ricerca, viene rimosso il filtro per contatto e ricompare il campo di ricerca.

La tabella

La tabella contiene riga per riga gli orari inseriti. Ogni riga è un orario. A un primo colpo d'occhio, nella tabella si visualizzano:

• Stato - indica se l'orario è bloccato oppure no,
• Descrizione - titolo arbitrario dell'orario,
• Contatto - il contatto collegato al foglio ore,
• Luogo di lavoro - indicato nel caso l'orario sia una presenza,
• Assenza - tipologia di assenza, indicata nel caso l'orario sia una presenza,
• Da e A - inizio e fine dell'orario inserito,
• Totale ore - somma delle ore tra l'inizio e al fine,
• Etichette - se collegate, le etichette del foglio ore

Cliccando una riga, si accede al dettaglio dell'orario selezionato.

Blocco singolo orario

Ogni orario può essere bloccato manualmente, per evitare sue modifiche future.

Cliccando il quadrato a lato di una riga della tabella degli orari, la riga viene selezionata.

In cima alla tabella compare il pulsante Blocca inserimento. Cliccandolo, lo stato dell'orario cambia e passa a Bloccato.

Eseguendo nuovamente la procedura sull'orario bloccato, compare il pulsante Sblocca inserimento che, se cliccato, sblocca l'orario.

Dettaglio orari

Dettagli

Nei dettagli, sono visualizzati:

• Contatto
• data e ora di inizio
• Data e ora di fine
• Descrizione
• Etichette

Rendicontazione

La sezione Rendicontazione permette di rendicontare l'orario inserito, ad esempio collegandolo a un compito.

Il campo Compito collegato presenta in un campo a tendina il compiti assegnato alla risorsa che ha inserito l'orario che è stato collegato.

Il nome del compito ha la seguente struttura:

Progetto - Compito - Cliente

Opzioni avanzate

Cliccando il pannello chiuso Opzioni avanzate si accede alla eliminazione dell'orario inserito. L'operazione di eliminazione è rischiosa, in quanto la eliminazione di un orario porta a una inevitabile modifica dei report ore nei progetti che si basano sull'analisi di ore rendicontate.

Cliccando il pulsante Elimina e confermando l'eliminazione, il foglio ore viene eliminato.

Riepilogo rendicontazioni del periodo selezionato

Accanto al form di modifica e rendicontazione di un foglio ore, si trova la tabella di tutte le rendicontazioni effettuate per il periodo dell'orario visualizzato. Tutte le rendicontazioni sono elencate come righe di una tabella con le seguenti colonne:

• Periodo ovvero da quando a quando è stata effettuata la rendicontazione, nel formato GG/MM/AAAA HH:MM
• Descrizione ovvero il testo descrittivo inserito per la rendicontazione
• Durata ovvero la somma di tutte le ore che intercorrono all'interno del periodo della rendicontazione, nel formato Xh YYm

Gli orari visualizzati sono solo quelli del periodo dell'orario visualizzato.

Rendicontazione avanzata

La rendicontazione avanzat permette di rendicontare un orario suddividendo le sue ore totali tra i diversi compiti assegnati a un contatto.

Nel campo campo in sola lettura Ore rimanenti viene visualizzata la durata totale dell'orario inserito. Al di sotto, ci sono tanti campi quanti sono i compiti assegnati al contatto ampi che hanno come titolo il nome del compito e al loro interno un orario di partenza a 0h 00m

Nei campi si inseriscono le ore svolte per ciascun compito, nel formato XXh YYm. A ogni ora rendicontata, il totale delle ore rimanenti scende, fino ad arrivare al massimo a zero.

La rendicontazione avanzata è efficace quando bisogna rendicontare delle rpesenze create a seguito di una timbratura.

Al salvataggio, l'orario viene suddiviso e sostituito da tante presenze quanti sono i compiti in cui si è inserito un orario.

Un esempio di rendicontazione avanzata

Abbiamo un contatto che ha tre compiti assegnati, A, B e C e l'orario inserito ha una durata totale di 6 ore. Nella pagina della rendicontazione avanzata vede:

• 6h 00m nel campo in sola lettura Ore rimanenti
• Tre campi che hanno come titolo il nome del compito e al loro interno un orario di partenza a 0h 00m

Se per il compito A sono rendicontate due ore, le ore rimanenti scalano e scendono a 4h 00m (6h 00m - 2h 00m).

Poi, se per il compito B sono rendicontate tre ore, le ore rimanenti scalano e scendono a 1h 00m (4h 00m - 3h 00m).

Infine, per l'ultimo compito viene rendicontata un'ora e le ore rimanenti scendono a 0h 00m

Al salvataggio, l'orario originario viene suddiviso e sostituito da tre nuovi orari:

• A, con durata totale di 2h 00m
• B, con durata totale di 3h 00m
• C, con durata totale di 1h 00m

Nuovo orario

Nel nuovo orario si inseriscono:

• Contatto
• data e ora di inizio
• Data e ora di fine
• Descrizione
• Etichette

Rendicontazione

La sezione Rendicontazione permette di rendicontare l'orario inserito, ad esempio collegandolo a un compito.

Il campo Compito collegato presenta un campo a tendina. Cliccandolo, vengono elencati tutti i compiti assegnati alla risorsa.

Il nome del compito ha la seguente struttura:

Progetto - Compito - Cliente

Cliccando un compito dalla lista, il compito viene selezionato come rendicontazione dell'orario.

Riepilogo rendicontazioni del periodo selezionato

Accanto al form di modifica e rendicontazione di un foglio ore, si trova la tabella di tutte le rendicontazioni effettuate per il periodo dell'orario visualizzato. Tutte le rendicontazioni sono elencate come righe di una tabella con le seguenti colonne:

• Periodo ovvero da quando a quando è stata effettuata la rendicontazione, nel formato GG/MM/AAAA HH:MM
• Descrizione ovvero il testo descrittivo inserito per la rendicontazione
• Durata ovvero la somma di tutte le ore che intercorrono all'interno del periodo della rendicontazione, nel formato Xh YYm

Gli orari visualizzati sono solo quelli del periodo dell'orario visualizzato.

Calendario

Leggi qui la Guida dell'App Calendario

Etichette

Le etichette sono aggiunte facoltative agli orari inseriti.

Lista etichette

La lista delle etichette presenta:

• il pulsante Nuova etichetta - cliccandolo, si accede alla creazione di una nuova etichetta,
• il campo Ricerca etichetta - inserendo il nome di un etichetta, il sistema mostra i nomi delle etichette esistenti che combaciano,
• la tabella delle etichette, dove ogni riga corrisponde a una etichetta. Delle etichette viene mostrato il Nome. Cliccando una riga, si accede al dettaglio di una etichetta

Nuova etichetta

Creando una nuova etichetta inserisci:

• Nome etichetta,
• Descrizione etichetta

Cliccando il tasto Salva la nuova etichetta viene creata e aggiunta alla lista delle etichette. Cliccando Annulla le modifiche non vengono salvate.

Dettaglio etichetta

Nel dettaglio di una etichetta visualizzi::

• Nome etichetta,
• Descrizione etichetta

Report

Il report delle ore permette di ottenere bilanci delle ore di lavoro delle risorse, raccogliendo le ore effettive, le ore di assenza e confrontandole con le ore di contratto. In questo modo, report ore permette di analizzare l'andamento del lavoro delle risorse.

Report ore

La lista delle ore presenta:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui visualizzare i report delle ore
• i pulsanti Questo mese e Mese scorso - cliccandoli, si definisce un range di date preimpostato. Il primo lo imposta a partire dall'inizio del mese corrente. Il secondo lo imposta sul mese precedente,
• il campo Filtra per contatto - inserendo i nominativi del contatto, il sistema propone in una tendina i contatti che combaciano alla ricerca. Cliccandone uno, il suo nome si posiziona in una etichetta al posto del campo e il report del contatto compare come unico elemento della lista. Cliccando il pulsante Cancella ricerca il filtro viene rimosso e sono visualizzati tutti i report.
• la tabella della lista dei report - nella tabella, ogni riga corrisponde a un report. Dalla tabella, sono visualizzati:
  • il Nome del contatto il cui report viene elencato,
  • il Bilancio ore del report, ovvero la differenza tra Ore contratto e la somma di Ore effettive ovvero Bilancio ore = Ore contratto - Ore effettive
  • Ore effettive, ovvero tutte le durate delle ore che sono state inserite e tutte le durate delle presenze inserite,
  • Ore assenza ovvero tutte le durate delle ore inserite come assenza,
  • Ore contratto ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

Dettaglio report ore

Nel dettaglio del report ore si trovano:

• i filtri Da e A

• i pulsanti Questo mese e Mese scorso

• il campo Filtra per contatto

• la tabella dove ogni riga corrisponde a un giorno del range di tempo impostato. Ogni riga è suddivisa nelle seguenti colonne:

  • Data in formato GG/MM/AAAA
  • Totale presenze ovvero il totale delle ore registrate come presenza, quindi con un luogo di lavoro definito. Cliccando il pulsante Dettagli la tabella si espande per visualizzare il dettaglio delle presenze per ogni luogo di lavoro,
  • Totale assenze ovvero il totale delle ore registrate come assenze, quindi con un tipo di assenza definito. Cliccando il pulsante Dettagli la tabella si espande per visualizzare il dettaglio delle assenze per ogni tipo di assenza,
  • Ore effettive, ovvero la somma di presenze e di orari inseriti,
  • Bilancio ore, la differenza tra Ore contratto e Presenze
  • Ore contratto, ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

  La riga dei Totali alla fine visualizza i totali di ogni colonna.

Report rendicontazioni

La lista delle rendicontazioni presenta:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui visualizzare i report delle ore
• i pulsanti Questo mese e Mese scorso - cliccandoli, si definisce un range di date preimpostato. Il primo lo imposta a partire dall'inizio del mese corrente. Il secondo lo imposta sul mese precedente,
• il campo Filtra per contatto - inserendo i nominativi del contatto, il sistema propone in una tendina i contatti che combaciano alla ricerca. Cliccandone uno, il suo nome si posiziona in una etichetta al posto del campo e il report del contatto compare come unico elemento della lista. Cliccando il pulsante Cancella ricerca il filtro viene rimosso e sono visualizzati tutti i report.
• la tabella della lista dei report - nella tabella, ogni riga corrisponde a un report. Dalla tabella, sono visualizzati:
  • il Nome del contatto il cui report viene elencato,
  • Ore presenza, ovvero tutte il totale di tutte le durate delle presenze inserite,
  • Ore rendicontate ovvero tutte le durate delle ore delle attività rendicontate durante le presenze,
  • il Bilancio ore del report, ovvero la differenza tra Ore contratto e la somma di Ore rendicontate ovvero Bilancio ore = Ore contratto - Ore rendicontate
  • Ore contratto ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

Dettaglio report rendicontazioni

Nel dettaglio del report ore si trovano:

• i filtri Da e A

• i pulsanti Questo mese e Mese scorso

• il campo Filtra per contatto

• la tabella dove ogni riga corrisponde a un giorno del range di tempo impostato. Ogni riga è suddivisa nelle seguenti colonne:

  • Data in formato GG/MM/AAAA
  • Totale presenze ovvero il totale delle ore registrate come presenza, quindi con un luogo di lavoro definito,
  • Ore rendicontate ovvero il totale delle ore registrate come rendicontazioni all'interno di una presenza,
  • Bilancio ore, la differenza tra Ore contratto e Presenze
  • Ore contratto, ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

  La riga dei Totali alla fine visualizza i totali di ogni colonna.

Operazioni

La pagina delle operazioni del foglio ore contiene diverse tipologie di azioni e operazioni che possono essere eseguite sulle ore inserite.

Blocco massivo delle ore

Il blocco massivo delle ore seleziona tutte le ore di un determinato range e ne cambia lo stato in Bloccato. Nella scheda sono presenti:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui selezionare le ore da bloccare
• il pulsante Mese scorso - cliccandolo si definisce un range di date preimpostato sul mese precedente,
• il pulsante Blocca ore - cliccandolo, compare il pannello di conferma finale del blocco ore. Qui, cliccando Sì, procedi col blocco si finalizza l'operazione di blocco ore. Cliccando No, annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.

Attenzione!

Le ore bloccate massivamente si possono sbloccare solo manualmente una per una.

Export dei fogli ore

L'export dei fogli ore permette di generare file XLSX o CSV con tutti i fogli ore all'interno di un determinato range di date. Nella scheda sono presenti:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui selezionare le ore da bloccare
• il pulsante Mese scorso - cliccandolo si definisce un range di date preimpostato sul mese precedente,
• il pulsante Esporta CSV (.csv) - cliccandolo, compare il pannello di conferma download. Qui, cliccando Avvia il download si genera un link che si scarica il file esportato in formato CSV. Cliccando Annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.
• il pulsante Esporta Micorsoft Excel (.xlsx) - cliccandolo, compare il pannello di conferma download. Qui, cliccando Avvia il download si genera un link che si scarica il file esportato in formato XLSX. Cliccando Annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.