Foglio ore

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Con l'app Foglio Ore puoi creare fogli ore in cui dipendenti, collaboratori e volontari possono inserire le ore che hanno svolto di lavoro o di volontariato per determinati progetti o attività.

È importante che i contatti dei collaboratori siano stati aggiunti in Anagrafica

Contenuti della guida

• Fogli ore
  • Lista orari
  • Dettaglio orari
  • Nuovo orario
• Calendario
• Etichette
  • Lista etichette
  • Nuova etichetta
  • Dettaglio etichetta
• Report ore
  • Lista report ore
  • Dettaglio report ore
• Operazioni
  • Blocco massivo delle ore
  • Export dei fogli ore

Fogli ore

Lista orari

La lista orari contiene in una tabella paginata tutti gli orari inseriti dalle risorse.

La barra dei filtri

• Nei campi Da e A sono visualizzate le date di inizio e di fine del filtro temporale. Di default, questo range comincia due settimane prima dal giorno di visualizzazione,
• I pulsanti Questo mese e Mese scorso permettono di impostare rapidamente un filtro temporale - cliccando Questo Mese, si visualizza la lista dei fogli ore a partire dall'inizio del mese corrente. Cliccando Mese Scorso, invece, si visualizzano gli orari del mese precedente

Filtro per contatto

Il campo Filtra per contatto permette la selezione di un contatto in anagrafica e di visualizzare gli orari che ha inserito.

Cliccando sul campo e iniziando a inserire il nome, una lista di nomi che combaciano sono elencati in una tendina sotto al campo. Cliccando il nome del contatto. una targhetta viola col nome va a sostituire il campo e la lista degli orari mostra solo gli orari del contatto selezionato.

Cliccando il pulsante Cancella ricerca, viene rimosso il filtro per contatto e ricompare il campo di ricerca.

La tabella

La tabella contiene riga per riga gli orari inseriti. Ogni riga è un orario. A un primo colpo d'occhio, nella tabella si visualizzano:

• Stato - indica se l'orario è bloccato oppure no,
• Descrizione - titolo arbitrario dell'orario,
• Contatto - il contatto collegato al foglio ore,
• Luogo di lavoro - indicato nel caso l'orario sia una presenza,
• Assenza - tipologia di assenza, indicata nel caso l'orario sia una presenza,
• Da e A - inizio e fine dell'orario inserito,
• Totale ore - somma delle ore tra l'inizio e al fine,
• Etichette - se collegate, le etichette del foglio ore

Cliccando una riga, si accede al dettaglio dell'orario selezionato.

Blocco singolo orario

Ogni orario può essere bloccato manualmente, per evitare sue modifiche future.

Cliccando il quadrato a lato di una riga della tabella degli orari, la riga viene selezionata.

In cima alla tabella compare il pulsante Blocca inserimento. Cliccandolo, lo stato dell'orario cambia e passa a Bloccato.

Eseguendo nuovamente la procedura sull'orario bloccato, compare il pulsante Sblocca inserimento che, se cliccato, sblocca l'orario.

Dettaglio orari

Dettagli

Nei dettagli, sono visualizzati:

• Contatto
• data e ora di inizio
• Data e ora di fine
• Descrizione
• Etichette

Rendicontazione

La sezione Rendicontazione permette di rendicontare l'orario inserito, ad esempio collegandolo a un compito.

Il campo Compito collegato presenta in un campo a tendina il compiti assegnato alla risorsa che ha inserito l'orario che è stato collegato.

Il nome del compito ha la seguente struttura:

Progetto - Compito - Cliente

Opzioni avanzate

Cliccando il pannello chiuso Opzioni avanzate si accede alla eliminazione dell'orario inserito. L'operazione di eliminazione è rischiosa, in quanto la eliminazione di un orario porta a una inevitabile modifica dei report ore nei progetti che si basano sull'analisi di ore rendicontate.

Cliccando il pulsante Elimina e confermando l'eliminazione, il foglio ore viene eliminato.

Presenze di oggi

Se e solo se al momento della visualizzazione il contatto a cui è collegato il foglio ore in dettaglio ha inserito degli altri orari, questi vengono mostrati al di sotto dell'area Presenze di oggi in una tabella dove ogni riga corrisponde a una presenza.

Ogni riga visualizza a colpo d'occhio la Descrizione dell'orario e la sua Durata totale.

Gli orari visualizzati sono solo quelli del giorno presente al momento della visualizzazione.

Rendicontazione avanzata

La rendicontazione avanzat permette di rendicontare un orario suddividendo le sue ore totali tra i diversi compiti assegnati a un contatto.

Nel campo campo in sola lettura Ore rimanenti viene visualizzata la durata totale dell'orario inserito. Al di sotto, ci sono tanti campi quanti sono i compiti assegnati al contatto ampi che hanno come titolo il nome del compito e al loro interno un orario di partenza a 0h 00m

Nei campi si inseriscono le ore svolte per ciascun compito, nel formato XXh YYm. A ogni ora rendicontata, il totale delle ore rimanenti scende, fino ad arrivare al massimo a zero.

La rendicontazione avanzata è efficace quando bisogna rendicontare delle rpesenze create a seguito di una timbratura.

Al salvataggio, l'orario viene suddiviso e sostituito da tante presenze quanti sono i compiti in cui si è inserito un orario.

Un esempio di rendicontazione avanzata

Abbiamo un contatto che ha tre compiti assegnati, A, B e C e l'orario inserito ha una durata totale di 6 ore. Nella pagina della rendicontazione avanzata vede:

• 6h 00m nel campo in sola lettura Ore rimanenti
• Tre campi che hanno come titolo il nome del compito e al loro interno un orario di partenza a 0h 00m

Se per il compito A sono rendicontate due ore, le ore rimanenti scalano e scendono a 4h 00m (6h 00m - 2h 00m).

Poi, se per il compito B sono rendicontate tre ore, le ore rimanenti scalano e scendono a 1h 00m (4h 00m - 3h 00m).

Infine, per l'ultimo compito viene rendicontata un'ora e le ore rimanenti scendono a 0h 00m

Al salvataggio, l'orario originario viene suddiviso e sostituito da tre nuovi orari:

• A, con durata totale di 2h 00m
• B, con durata totale di 3h 00m
• C, con durata totale di 1h 00m

Nuovo orario

Nel nuovo orario si inseriscono:

• Contatto
• data e ora di inizio
• Data e ora di fine
• Descrizione
• Etichette

Rendicontazione

La sezione Rendicontazione permette di rendicontare l'orario inserito, ad esempio collegandolo a un compito.

Il campo Compito collegato presenta un campo a tendina. Cliccandolo, vengono elencati tutti i compiti assegnati alla risorsa.

Il nome del compito ha la seguente struttura:

Progetto - Compito - Cliente

Cliccando un compito dalla lista, il compito viene selezionato come rendicontazione dell'orario.

Presenze di oggi

Se e solo se al momento della creazione del nuovo orario il contatto che è stato collegato ha inserito degli altri orari, questi vengono mostrati al di sotto dell'area Presenze di oggi in una tabella dove ogni riga corrisponde a una presenza.

Ogni riga visualizza a colpo d'occhio la Descrizione dell'orario e la sua Durata totale.

Gli orari visualizzati sono solo quelli del giorno presente al momento della visualizzazione.

Calendario

Il calendario permette di visualizzare gli orari inseriti selezionando fino a 5 contatti da visualizzare contemporaneamente.

Nel Calendario ci sono:

• le date della settimana visualizzata in formato primo giorno della settimana - ultimo giorno della settimana, entrambi in formato GG/MM/AAAA
• i pulsanti Settimana precedente e Settimana successiva, cliccando il primo si visualizza la settimana prima di quella visualizzata e cliccando il secondo si visualizza la settimana dopo,
• il campo Cerca calendari - inserendo i nominativi dei contatti, il sistema propone in una tendina i contatti che combaciano alla ricerca. Cliccandone uno, il suo nome si posiziona in una etichetta accatto al campo e gli orari del contatto compaiono a calendario. Possono essere visualizzati contemporaneamente fino a 5 contatti. Ogni contatto ha un suo colore identificativo che combacia con quello delle schede orario visualizzate nel calendario.
• il calendario, suddiviso in una colonna per giorno della settimana e in tante righe quante sono le ore di un giorno. Sul calendario, si posizionano le schede degli orari. Cliccando su una scheda orario, si accede al dettaglio dell'orario rappresentato.

Le schede orario

Le schede orario si posizionano sulel colonne del calendario sulla base del giorno in cui sono state registrate. La parte iniziale della scheda si posiziona sul bordo dell'ora di inizio e si estende per tutte le righe prima di arrivare all'ora di fine. Ogni scheda è colorata allo stesso modo dell'etichetta del contatto a cui è collegata.

In fondo a ogni scheda sono visualizzate:

• la Descrizione dell'orario,
• le ore di inizio e fine in modo ora di inizio - ora di fine entrambe in formato hh:mm

Etichette

Le etichette sono aggiunte facoltative agli orari inseriti.

Lista etichette

La lista delle etichette presenta:

• il pulsante Nuova etichetta - cliccandolo, si accede alla creazione di una nuova etichetta,
• il campo Ricerca etichetta - inserendo il nome di un etichetta, il sistema mostra i nomi delle etichette esistenti che combaciano,
• la tabella delle etichette, dove ogni riga corrisponde a una etichetta. Delle etichette viene mostrato il Nome. Cliccando una riga, si accede al dettaglio di una etichetta

Nuova etichetta

Creando una nuova etichetta inserisci:

• Nome etichetta,
• Descrizione etichetta

Cliccando il tasto Salva la nuova etichetta viene creata e aggiunta alla lista delle etichette. Cliccando Annulla le modifiche non vengono salvate.

Dettaglio etichetta

Nel dettaglio di una etichetta visualizzi::

• Nome etichetta,
• Descrizione etichetta

Report ore

Il report delle ore permette di ottenere bilanci delle ore di lavoro delle risorse, raccogliendo le ore effettive, le ore di assenza e confrontandole con le ore di contratto. In questo modo, report ore permette di analizzare l'andamento del lavoro delle risorse.

Lista report ore

La lista delle ore presenta:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui visualizzare i report delle ore
• i pulsanti Questo mese e Mese scorso - cliccandoli, si definisce un range di date preimpostato. Il primo lo imposta a partire dall'inizio del mese corrente. Il secondo lo imposta sul mese precedente,
• il campo Filtra per contatto - inserendo i nominativi del contatto, il sistema propone in una tendina i contatti che combaciano alla ricerca. Cliccandone uno, il suo nome si posiziona in una etichetta al posto del campo e il report del contatto compare come unico elemento della lista. Cliccando il pulsante Cancella ricerca il filtro viene rimosso e sono visualizzati tutti i report.
• la tabella della lista dei report - nella tabella, ogni riga corrisponde a un report. Dalla tabella, sono visualizzati:
  • il Nome del contatto il cui report viene elencato,
  • il Bilancio ore del report, ovvero la differenza tra Ore contratto e la somma di Ore effettive ovvero Bilancio ore = Ore contratto - Ore effettive
  • Ore effettive, ovvero tutte le durate delle ore che sono state inserite e tutte le durate delle presenze inserite,
  • Ore assenza ovvero tutte le durate delle ore inserite come assenza,
  • Ore contratto ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

Dettaglio report ore

Nel dettaglio del report ore si trovano:

• i filtri Da e A

• i pulsanti Questo mese e Mese scorso

• il campo Filtra per contatto

• la tabella dove ogni riga corrisponde a un giorno del range di tempo impostato. Ogni riga è suddivisa nelle seguenti colonne:

  • Data in formato GG/MM/AAAA
  • Totale presenze ovvero il totale delle ore registrate come presenza, quindi con un luogo di lavoro definito. Cliccando il pulsante Dettagli la tabella si espande per visualizzare il dettaglio delle presenze per ogni luogo di lavoro,
  • Totale assenze ovvero il totale delle ore registrate come assenze, quindi con un tipo di assenza definito. Cliccando il pulsante Dettagli la tabella si espande per visualizzare il dettaglio delle assenze per ogni tipo di assenza,
  • Ore effettive, ovvero la somma di presenze e di orari inseriti,
  • Bilancio ore, la differenza tra Ore contratto e Presenze
  • Ore contratto, ovvero le ore previste dal contratto orario definito per quel contatto nell'applicazione Risorse Umane

  La riga dei Totali alla fine visualizza i totali di ogni colonna.

Operazioni

La pagina delle operazioni del foglio ore contiene diverse tipologie di azioni e operazioni che possono essere eseguite sulle ore inserite.

Blocco massivo delle ore

Il blocco massivo delle ore seleziona tutte le ore di un determinato range e ne cambia lo stato in Bloccato. Nella scheda sono presenti:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui selezionare le ore da bloccare
• il pulsante Mese scorso - cliccandolo si definisce un range di date preimpostato sul mese precedente,
• il pulsante Blocca ore - cliccandolo, compare il pannello di conferma finale del blocco ore. Qui, cliccando Sì, procedi col blocco si finalizza l'operazione di blocco ore. Cliccando No, annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.

Attenzione!

Le ore bloccate massivamente si possono sbloccare solo manualmente una per una.

Export dei fogli ore

L'export dei fogli ore permette di generare file XLSX o CSV con tutti i fogli ore all'interno di un determinato range di date. Nella scheda sono presenti:

• i filtri Da e A - inserendo in ognuno delle date in formato GG/MM/AAAA viene definito il range di date in cui selezionare le ore da bloccare
• il pulsante Mese scorso - cliccandolo si definisce un range di date preimpostato sul mese precedente,
• il pulsante Esporta CSV (.csv) - cliccandolo, compare il pannello di conferma download. Qui, cliccando Avvia il download si genera un link che si scarica il file esportato in formato CSV. Cliccando Annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.
• il pulsante Esporta Micorsoft Excel (.xlsx) - cliccandolo, compare il pannello di conferma download. Qui, cliccando Avvia il download si genera un link che si scarica il file esportato in formato XLSX. Cliccando Annulla si chiude il pannello di conferma e non si finalizza la procedura.