# Budgets
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Permessi | Admin budgets |
L'App Budgets permette di gestire spese e budgets di spesa, di gestire i budgets dei progetti e di generare reports dettagliati. Per utilizzare l'applicazione è necessario il pemresso Admin budgets
.
# Termini e definizioni
# Budget e Budget di spesa
🔍
Un budget è un contenitore di budget di spesa. Il budget permette di creare reports di più budget.
Un budget di spesa, invece, è un piano di spesa con delle sue date di inizio e di fine e dove vengono pianificati i costi, i prezzi e le spese.
# Costo e Prezzo
🔍
Il costo è il valore economico in carico all'organizzazione
Il prezzo è il valore economico che viene fatturato a terzi (cliente/commitente del progetto oppure rimborsi ottenuti tramite bandi).
# Tutti i budget
La lista dei budgets è una tabella con le seguenti colonne:
Nome del budget
Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio del budget.
Cliccando il pulsante Nuovo budget
si accede alla schermata di aggiunta di un budget.
# Editor nuovo budget
L'editor del nuovo budget ha i seguenti campi:
Cerca il progetto
Tipologia del budget
Fisso
, il budget progettato per rimanere costante, indipendentemente dal livello di attività raggiunto,Basato sul tempo
, il budget progettato per cambiare con il cambiamento dei livelli di attività delle risorse,Non fatturabile
, un budget dove non sono incluse le ore di lavoro non fatturabili
Nome
Aprendo la voce Opzioni avanzate
si apre la configurazione con cui sovrascrivere costi e pressi nella scheda Sovrascrivi costi e prezzi
. I valori saranno sovrascritti solamente nei report del budget visualizzato. È possibile scegliere sia di sovrascrivere tutte le risorse con gli stessi valori, che di configurare un costo e un prezzo specifici per ogni risorsa.
All'interno del pannello si trovano i seguenti campi:
Costo orario
Prezzo orario
Prezzo fisso
Configura costi e prezzi orari per ogni risorsa
, una tabella dove sono elencate tutte le risorse per le quali i valori definiti nell'App Risorse Umane sono stati sovrascritti:- cliccando il pulsante
Nuova configurazione
compare una nuova riga per selezionare una risorsa - cliccando il pulsante
Rimuovi
la risorsa viene rimossa - le colonne della tabella sono:
Risorsa
dove cercare e collegare una risorsa. Quando non c'è una risorsa collegata, è disponibile la barra di ricerca. Quando è già collegata una risorsa, si trova un'etichetta con il nome della risorsa sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio della risorsa in anagrafica.Costo orario
Prezzo orario
- cliccando il pulsante
Cliccando il pulsante Salva
il budget viene creato. Per creare un budget è necessario inserire almeno il Nome
Cliccando il pulsante Annulla
il budget non viene creato.
# Budget di spesa
La lista dei budgets di spesa è una tabella con le seguenti colonne:
Da
la data di partenza del budget in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
A
la data di chiusura del budget in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Descrizione
Costo pianificato
Costo effettivo
Prezzo pianificato
Prezzo effettivo
Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio del budget di spesa.
Cliccando il pulsante Nuovo budget di spesa
si accede alla schermata di aggiunta di un budget di spesa.
# Editor nuovo budget di spesa
L'editor del nuovo budget di spesa ha i seguenti campi:
Da
la data di partenza del budget in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
A
la data di chiusura del budget in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Descrizione
Costo pianificato
, ovvero il costo fisso previsto,Costo effettivo
, ovvero la somma di tutti i costi delle spese effettuate in quel budget di spesa,Prezzo pianificato
, ovvero il prezzo fisso previsto,Prezzo effettivo
ovvero la somma di tutti prezzi delle spese fatturabili effettuate in quel budget di spesaNote aggiuntive
Cliccando il pulsante Salva
il budget viene creato. Per creare un budget è necessario inserire almeno la Descrizione
Cliccando il pulsante Annulla
il budget non viene creato.
# Dettaglio budget di spesa
Il dettaglio di un budget di spesa ha i seguenti campi:
Periodo
, con le date di inizio e di fine in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Costo pianificato
, ovvero il costo fisso previsto,Costo effettivo
, ovvero la somma di tutti i costi delle spese effettuate in quel budget di spesa,Prezzo pianificato
, ovvero il prezzo fisso previsto,Prezzo effettivo
ovvero la somma di tutti prezzi delle spese fatturabili effettuate in quel budget di spesa,Note aggiuntive
Cliccando il pulsante Modifica
si apre l'editor di modifica del budget di spesa
Tutte le spese previste e collegate al budget di spesa visualizzato, sono visualizzate nella tabella intitolata Spese collegate
# Spese
La lista delle spese è una tabella con le seguenti colonne:
Data
ovvero la data in cui è stata effettuata la spesa in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Descrizione
Budget di spesa
il budget di spesa collegato, se la spesa è pianificataCosto
ovvero il costo per l'organizzazione della spesa,Prezzo
ovvero l'eventuale importo che è possibile fatturare della spesa e che indica il margine di guadagno.
Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio della spesa.
Cliccando il pulsante Nuova spesa
si accede alla schermata di aggiunta di una spesa.
# Editor spesa
L'editor del nuovo budget di spesa ha i seguenti campi:
- nella scheda
Spesa
Data
ovvero la data in cui è stata effettuata la spesa in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Descrizione
Budget di spesa
Costo
ovvero il costo per l'organizzazione della spesa,Prezzo
ovvero l'eventuale importo che è possibile fatturare della spesa e che indica il margine di guadagno.È UNA SPESA PIANIFICATA?
che, se selezionata, permette di scegliere il budget di spesa in cui pianificarla,È UNA SPESA FATTURABILE?
che, se selezionata, permette di definire ilPrezzo
QUESTA SPESA RICHIEDE UN RIMBORSO?
che, se selezionata, permette di selezionare ilContatto da rimborsare
Note aggiuntive
- nella scheda
Dati aggiuntivi
si trovano gli eventuali template con cui inserire ulteriori informazioni sulla spesa oltre a quelle già raccolte dal sistema.
Cliccando il pulsante Salva
la spesa viene creata. Per creare una spesa è necessario inserire almeno la Descrizione
Cliccando il pulsante Annulla
la spesa non viene creato.
# Report
Come funzionano i reports di RevasOS
Per sapere come funzionano i reports dentro RevasOS, i dati che sono visualizzati, le loro tipologie e i calcoli effettuati dal sistema, leggi la Guida sui Report.
La schermata di report ha i seguenti campi con cui generare un nuovo report:
Report basato su
Compiti
Risorse umane
Filtra per
Settimana
Mese
Anno
Da
eA
in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Cliccando il pulsante Crea report
il report viene generato. Una volta generato un report, i dati di configurazioni sono visualizzati in modalità solo testuale in alto.
Sotto, si trova la tabella del report. La tabella ha i seguenti campi:
- una fascia per filtrare la tabella alla voce
Mostra
:- una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero
Ore
,Costi
,Orari
,Profitti
, - una tendina per la modalità dei valori, ovvero
Rendicontate/i
,Pianificate/i
,Previste/i
,Rimanenti
- una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero
- Livello di visualizzazione - una voce che indica quanto in profondità nel report si è entrati. Cliccando le voce, si risale al livello cliccato. Quando si è enmtrati nel report di più livelli, questi sono visualizzati in fila con delle frecce in mezzo.
- Riga dei periodi e delle date,
- Riga dei totali data per data con il totale di tutti i totali alla fine
Cliccando il nome a sinistra della riga, si entra e si visualzza il suo dettaglio.
Cliccando il pulsante Crea Nuovo Report
il report visualizzato viene cancellato e si torna alle impostazioni di configurazione del report.
# Operazioni
Dal pannello operazioni si possono effettuare manipolazioni ulteriori sui budgets, sui budgets di spesa e sulle spese.
# Export spese
Tutte le spese del budgets possono essere esportate in due formati:
CSV
cliccando il pulsanteEsporta CSV (.csv)
,XLSX
cliccando il pulsanteEsporta Microsoft Excel (.xlsx)
# Copia budget
Cliccando Copia budget
viene creato un nuovo budget con gli stessi budget di spesa ma a partire da una diversa data di inizio. Lo spostamento delle date dipende dalla differenza delle date di inizio dei budget di spesa.
Cliccando il pulsante, compare il pannello di clonazione con i seguenti campi:
Nome
, di default riempito dalla formulaCopia di [Nome del budget che sta venendo copiato]
Data inizio nuovo budget
dove modificare la data di inizio in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
, di default riempito con la data di oggiVuoi copiare anche il progetto collegato?
una spunta che, se selezionata, permette di creare una copia anche del progetto collegato e fa comparire i seguenti campi:Titolo nuovo progetto
di default riempito dalla formulaCopia di [Nome del progetto che sta venendo clonato]
Data inizio nuovo progetto
dove modificare la data di inizio in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
, di default riempito con la data di oggi
Cliccando Copia budget
il budget viene creato e la finestra del dettaglio del nuovo budget viene aperta. Cliccando Annulla
il pannello scompare e l'operazione viene interrotta.
# Impostazioni
Nelle impostazioni di un budget si trovano i seguenti campi:
Cerca il progetto
dove cercare e collegare un progetto. Quando non c'è un progetto collegato, è disponibile la barra di ricerca. Quando è già collegato un progetto, si trova una etichetta con il nome del progetto sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio del progetto. Cliccando il pulsanteCancella
, il progetto viene scollegato.Tipologia di budget
un menu a tendina dove definire il tipo diBudget
Fisso
, il budget progettato per rimanere costante, indipendentemente dal livello di attività raggiunto,Basato sul tempo
, il budget progettato per cambiare con il cambiamento dei livelli di attività delle risorse,Non fatturabile
, un budget dove non sono incluse le ore di lavoro non fatturabili
Nome
un campo dove inserire il nome del budget
Aprendo il pannello delle Opzioni avanzate
si trova la scheda per sovrascrivere costi e prezzi, per archiviare il budget e per eliminare il budget.
# Sovrascrivi costi e prezzi
I valori saranno sovrascritti solamente nei report del budget visualizzato. È possibile scegliere sia di sovrascrivere tutte le risorse con gli stessi valori, che di configurare un costo e un prezzo specifici per ogni risorsa.
All'interno del pannello si trovano i seguenti campi:
Costo orario
Prezzo orario
Prezzo fisso
Configura costi e prezzi orari per ogni risorsa
, una tabella dove sono elencate tutte le risorse per le quali i valori definiti nell'App Risorse Umane sono stati sovrascritti:- cliccando il pulsante
Nuova configurazione
compare una nuova riga per selezionare una risorsa - cliccando il pulsante
Rimuovi
la risorsa viene rimossa - le colonne della tabella sono:
Risorsa
dove cercare e collegare una risorsa. Quando non c'è una risorsa collegata, è disponibile la barra di ricerca. Quando è già collegata una risorsa, si trova un'etichetta con il nome della risorsa sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio della risorsa in anagrafica.Costo orario
Prezzo orario
- cliccando il pulsante
# Archiviazione budget
Un budget può essere archiviato nel caso non sia può in uso ma si voglia mantenere lo storico dei suoi dati per successive consultazioni.
Cliccando Archivia budget
il budget viene eliminato.
# Eliminazione
Procedi con cautela
Eliminando il budget, tutti i suoi budget di spesa, le spese e i report di spesa collegati non saranno più accessibili e verranno eliminati completamente dal sistema.
Cliccando Elimina budget
compare il pannello di conferma: cliccando Procedi
il budget viene eliminato e cliccando Annulla
si interrompe l'operazione e il budget non viene eliminato.
# Report globale
Come funzionano i reports di RevasOS
Per sapere come funzionano i reports dentro RevasOS, i dati che sono visualizzati, le loro tipologie e i calcoli effettuati dal sistema, leggi la Guida sui Report.
Il report globale permette di unire in un unico report i report di più budget. La schermata di report globale ha i seguenti campi con cui generare un nuovo report:
Report basato su
Compiti
Risorse umane
Filtra per
Settimana
Mese
Anno
Da
eA
in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
Seleziona i budget da inserire nel report
dove cercare i budget che si vogliono inserire - il nome va inserito nel campo di ricerca e il sistema presenta i risultati da un menu a tendina. I report selezionati appaiono in delle loro etichette sotto la barra di ricerca. Cliccando l'icona a forma diX
sulle etichette si rimuove il singolo budget. CliccandoRimuovi tutti i budget selezionati
vengono rimossi tutti i budgets.
Cliccando il pulsante Crea il report con tutti i budget selezionati
il report viene generato. Una volta generato un report, i dati di configurazioni sono visualizzati in modalità solo testuale in alto.
Sotto, si trova la tabella del report. La tabella ha i seguenti campi:
- una fascia per filtrare la tabella alla voce
Mostra
:- una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero
Ore
,Costi
,Orari
,Profitti
, - una tendina per la modalità dei valori, ovvero
Rendicontate/i
,Pianificate/i
,Previste/i
,Rimanenti
- una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero
- Livello di visualizzazione - una voce che indica quanto in profondità nel report si è entrati. Cliccando le voce, si risale al livello cliccato. Quando si è enmtrati nel report di più livelli, questi sono visualizzati in fila con delle frecce in mezzo.
- Riga dei periodi e delle date,
- Riga dei
Totali
data per data con il totale di tutti i totali alla fine
Cliccando il nome a sinistra della riga, si entra e si visualzza il suo dettaglio.
Cliccando il pulsante Crea Nuovo Report
il report visualizzato viene cancellato e si torna alle impostazioni di configurazione del report.
# Operazioni
Dal pannello operazioni si possono effettuare manipolazioni ulteriori sui budgets e su tutte le spese.
# Visualizza budget archiviati o eliminati
Cliccando Visualizza
viene visualizzata la lista dei budget archiviati o che sono in attesa di essere eliminati definitivamente, che è possibile consultare come dalla lista di tutti i budgets.
# Export spese
Tutti le spese in tutti i budgets possono essere esportati in due formati:
CSV
cliccando il pulsanteEsporta CSV (.csv)
,XLSX
cliccando il pulsanteEsporta Microsoft Excel (.xlsx)
Il budget può essere configurato con i seguenti campi:
Da
eA
in formatoGG/MM/AAAA
, a esempio21/12/2021
, per definire l'arco temporale del budget,Contatto
per selezionare un contatto ed esportare solo le spese effettuate da quel contatto