# Budgets

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Permessi Admin budgets

L'App Budgets permette di gestire spese e budgets di spesa, di gestire i budgets dei progetti e di generare reports dettagliati. Per utilizzare l'applicazione è necessario il pemresso Admin budgets.

# Termini e definizioni

# Budget e Budget di spesa

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Un budget √® un contenitore di budget di spesa. Il budget permette di creare reports di pi√Ļ budget.

Un budget di spesa, invece, è un piano di spesa con delle sue date di inizio e di fine e dove vengono pianificati i costi, i prezzi e le spese.

# Costo e Prezzo

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Il costo è il valore economico in carico all'organizzazione

Il prezzo è il valore economico che viene fatturato a terzi (cliente/commitente del progetto oppure rimborsi ottenuti tramite bandi).

# Tutti i budget

La lista dei budgets è una tabella con le seguenti colonne:

  • Nome del budget

Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio del budget.

Cliccando il pulsante Nuovo budget si accede alla schermata di aggiunta di un budget.

# Editor nuovo budget

L'editor del nuovo budget ha i seguenti campi:

  • Cerca il progetto
  • Tipologia del budget
    • Fisso, il budget progettato per rimanere costante, indipendentemente dal livello di attivit√† raggiunto,
    • Basato sul tempo, il budget progettato per cambiare con il cambiamento dei livelli di attivit√† delle risorse,
    • Non fatturabile, un budget dove non sono incluse le ore di lavoro non fatturabili
  • Nome

Aprendo la voce Opzioni avanzate si apre la configurazione con cui sovrascrivere costi e pressi nella scheda Sovrascrivi costi e prezzi. I valori saranno sovrascritti solamente nei report del budget visualizzato. √ą possibile scegliere sia di sovrascrivere tutte le risorse con gli stessi valori, che di configurare un costo e un prezzo specifici per ogni risorsa.

All'interno del pannello si trovano i seguenti campi:

  • Costo orario
  • Prezzo orario
  • Prezzo fisso
  • Configura costi e prezzi orari per ogni risorsa, una tabella dove sono elencate tutte le risorse per le quali i valori definiti nell'App Risorse Umane sono stati sovrascritti:
    • cliccando il pulsante Nuova configurazione compare una nuova riga per selezionare una risorsa
    • cliccando il pulsante Rimuovi la risorsa viene rimossa
    • le colonne della tabella sono:
      • Risorsa dove cercare e collegare una risorsa. Quando non c'√® una risorsa collegata, √® disponibile la barra di ricerca. Quando √® gi√† collegata una risorsa, si trova un'etichetta con il nome della risorsa sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio della risorsa in anagrafica.
      • Costo orario
      • Prezzo orario

Cliccando il pulsante Salva il budget viene creato. Per creare un budget è necessario inserire almeno il Nome

Cliccando il pulsante Annulla il budget non viene creato.

# Budget di spesa

La lista dei budgets di spesa è una tabella con le seguenti colonne:

  • Da la data di partenza del budget in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • A la data di chiusura del budget in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • Descrizione
  • Costo pianificato
  • Costo effettivo
  • Prezzo pianificato
  • Prezzo effettivo

Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio del budget di spesa.

Cliccando il pulsante Nuovo budget di spesa si accede alla schermata di aggiunta di un budget di spesa.

# Editor nuovo budget di spesa

L'editor del nuovo budget di spesa ha i seguenti campi:

  • Da la data di partenza del budget in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • A la data di chiusura del budget in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • Descrizione
  • Costo pianificato, ovvero il costo fisso previsto,
  • Costo effettivo, ovvero la somma di tutti i costi delle spese effettuate in quel budget di spesa,
  • Prezzo pianificato, ovvero il prezzo fisso previsto,
  • Prezzo effettivo ovvero la somma di tutti prezzi delle spese fatturabili effettuate in quel budget di spesa
  • Note aggiuntive

Cliccando il pulsante Salva il budget viene creato. Per creare un budget è necessario inserire almeno la Descrizione

Cliccando il pulsante Annulla il budget non viene creato.

# Dettaglio budget di spesa

Il dettaglio di un budget di spesa ha i seguenti campi:

  • Periodo, con le date di inizio e di fine in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • Costo pianificato, ovvero il costo fisso previsto,
  • Costo effettivo, ovvero la somma di tutti i costi delle spese effettuate in quel budget di spesa,
  • Prezzo pianificato, ovvero il prezzo fisso previsto,
  • Prezzo effettivo ovvero la somma di tutti prezzi delle spese fatturabili effettuate in quel budget di spesa,
  • Note aggiuntive

Cliccando il pulsante Modifica si apre l'editor di modifica del budget di spesa

Tutte le spese previste e collegate al budget di spesa visualizzato, sono visualizzate nella tabella intitolata Spese collegate

# Spese

La lista delle spese è una tabella con le seguenti colonne:

  • Data ovvero la data in cui √® stata effettuata la spesa in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • Descrizione
  • Budget di spesa il budget di spesa collegato, se la spesa √® pianificata
  • Costo ovvero il costo per l'organizzazione della spesa,
  • Prezzo ovvero l'eventuale importo che √® possibile fatturare della spesa e che indica il margine di guadagno.

Cliccando su una riga della tabella si accede al dettaglio della spesa.

Cliccando il pulsante Nuova spesa si accede alla schermata di aggiunta di una spesa.

# Editor spesa

L'editor del nuovo budget di spesa ha i seguenti campi:

  • nella scheda Spesa
    • Data ovvero la data in cui √® stata effettuata la spesa in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
    • Descrizione
    • Budget di spesa
    • Costo ovvero il costo per l'organizzazione della spesa,
    • Prezzo ovvero l'eventuale importo che √® possibile fatturare della spesa e che indica il margine di guadagno.
    • √ą UNA SPESA PIANIFICATA? che, se selezionata, permette di scegliere il budget di spesa in cui pianificarla,
    • √ą UNA SPESA FATTURABILE? che, se selezionata, permette di definire il Prezzo
    • QUESTA SPESA RICHIEDE UN RIMBORSO? che, se selezionata, permette di selezionare il Contatto da rimborsare
    • Note aggiuntive
  • nella scheda Dati aggiuntivi si trovano gli eventuali template con cui inserire ulteriori informazioni sulla spesa oltre a quelle gi√† raccolte dal sistema.

Cliccando il pulsante Salva la spesa viene creata. Per creare una spesa è necessario inserire almeno la Descrizione

Cliccando il pulsante Annulla la spesa non viene creato.

# Report

Come funzionano i reports di RevasOS

Per sapere come funzionano i reports dentro RevasOS, i dati che sono visualizzati, le loro tipologie e i calcoli effettuati dal sistema, leggi la Guida sui Report.

La schermata di report ha i seguenti campi con cui generare un nuovo report:

  • Report basato su
    • Compiti
    • Risorse umane
  • Filtra per
    • Settimana
    • Mese
    • Anno
  • Da e A in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021

Cliccando il pulsante Crea report il report viene generato. Una volta generato un report, i dati di configurazioni sono visualizzati in modalità solo testuale in alto.

Sotto, si trova la tabella del report. La tabella ha i seguenti campi:

  • una fascia per filtrare la tabella alla voce Mostra:
    • una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero Ore, Costi, Orari, Profitti,
    • una tendina per la modalit√† dei valori, ovvero Rendicontate/i, Pianificate/i, Previste/i, Rimanenti
  • Livello di visualizzazione - una voce che indica quanto in profondit√† nel report si √® entrati. Cliccando le voce, si risale al livello cliccato. Quando si √® enmtrati nel report di pi√Ļ livelli, questi sono visualizzati in fila con delle frecce in mezzo.
  • Riga dei periodi e delle date,
  • Riga dei totali data per data con il totale di tutti i totali alla fine

Cliccando il nome a sinistra della riga, si entra e si visualzza il suo dettaglio.

Cliccando il pulsante Crea Nuovo Report il report visualizzato viene cancellato e si torna alle impostazioni di configurazione del report.

# Operazioni

Dal pannello operazioni si possono effettuare manipolazioni ulteriori sui budgets, sui budgets di spesa e sulle spese.

# Export spese

Tutte le spese del budgets possono essere esportate in due formati:

  • CSV cliccando il pulsante Esporta CSV (.csv),
  • XLSX cliccando il pulsante Esporta Microsoft Excel (.xlsx)

# Copia budget

Cliccando Copia budget viene creato un nuovo budget con gli stessi budget di spesa ma a partire da una diversa data di inizio. Lo spostamento delle date dipende dalla differenza delle date di inizio dei budget di spesa.

Cliccando il pulsante, compare il pannello di clonazione con i seguenti campi:

  • Nome, di default riempito dalla formula Copia di [Nome del budget che sta venendo copiato]
  • Data inizio nuovo budget dove modificare la data di inizio in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021, di default riempito con la data di oggi
  • Vuoi copiare anche il progetto collegato? una spunta che, se selezionata, permette di creare una copia anche del progetto collegato e fa comparire i seguenti campi:
    • Titolo nuovo progetto di default riempito dalla formula Copia di [Nome del progetto che sta venendo clonato]
    • Data inizio nuovo progetto dove modificare la data di inizio in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021, di default riempito con la data di oggi

Cliccando Copia budget il budget viene creato e la finestra del dettaglio del nuovo budget viene aperta. Cliccando Annulla il pannello scompare e l'operazione viene interrotta.

# Impostazioni

Nelle impostazioni di un budget si trovano i seguenti campi:

  • Cerca il progetto dove cercare e collegare un progetto. Quando non c'√® un progetto collegato, √® disponibile la barra di ricerca. Quando √® gi√† collegato un progetto, si trova una etichetta con il nome del progetto sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio del progetto. Cliccando il pulsante Cancella, il progetto viene scollegato.
  • Tipologia di budget un menu a tendina dove definire il tipo di Budget
    • Fisso, il budget progettato per rimanere costante, indipendentemente dal livello di attivit√† raggiunto,
    • Basato sul tempo, il budget progettato per cambiare con il cambiamento dei livelli di attivit√† delle risorse,
    • Non fatturabile, un budget dove non sono incluse le ore di lavoro non fatturabili
  • Nome un campo dove inserire il nome del budget

Aprendo il pannello delle Opzioni avanzate si trova la scheda per sovrascrivere costi e prezzi, per archiviare il budget e per eliminare il budget.

# Sovrascrivi costi e prezzi

I valori saranno sovrascritti solamente nei report del budget visualizzato. √ą possibile scegliere sia di sovrascrivere tutte le risorse con gli stessi valori, che di configurare un costo e un prezzo specifici per ogni risorsa.

All'interno del pannello si trovano i seguenti campi:

  • Costo orario
  • Prezzo orario
  • Prezzo fisso
  • Configura costi e prezzi orari per ogni risorsa, una tabella dove sono elencate tutte le risorse per le quali i valori definiti nell'App Risorse Umane sono stati sovrascritti:
    • cliccando il pulsante Nuova configurazione compare una nuova riga per selezionare una risorsa
    • cliccando il pulsante Rimuovi la risorsa viene rimossa
    • le colonne della tabella sono:
      • Risorsa dove cercare e collegare una risorsa. Quando non c'√® una risorsa collegata, √® disponibile la barra di ricerca. Quando √® gi√† collegata una risorsa, si trova un'etichetta con il nome della risorsa sopra. Cliccandola, si apre la pagina di dettaglio della risorsa in anagrafica.
      • Costo orario
      • Prezzo orario

# Archiviazione budget

Un budget può essere archiviato nel caso non sia può in uso ma si voglia mantenere lo storico dei suoi dati per successive consultazioni.

Cliccando Archivia budget il budget viene eliminato.

# Eliminazione

Procedi con cautela

Eliminando il budget, tutti i suoi budget di spesa, le spese e i report di spesa collegati non saranno pi√Ļ accessibili e verranno eliminati completamente dal sistema.

Cliccando Elimina budget compare il pannello di conferma: cliccando Procedi il budget viene eliminato e cliccando Annulla si interrompe l'operazione e il budget non viene eliminato.

# Report globale

Come funzionano i reports di RevasOS

Per sapere come funzionano i reports dentro RevasOS, i dati che sono visualizzati, le loro tipologie e i calcoli effettuati dal sistema, leggi la Guida sui Report.

Il report globale permette di unire in un unico report i report di pi√Ļ budget. La schermata di report globale ha i seguenti campi con cui generare un nuovo report:

  • Report basato su
    • Compiti
    • Risorse umane
  • Filtra per
    • Settimana
    • Mese
    • Anno
  • Da e A in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021
  • Seleziona i budget da inserire nel report dove cercare i budget che si vogliono inserire - il nome va inserito nel campo di ricerca e il sistema presenta i risultati da un menu a tendina. I report selezionati appaiono in delle loro etichette sotto la barra di ricerca. Cliccando l'icona a forma di X sulle etichette si rimuove il singolo budget. Cliccando Rimuovi tutti i budget selezionati vengono rimossi tutti i budgets.

Cliccando il pulsante Crea il report con tutti i budget selezionati il report viene generato. Una volta generato un report, i dati di configurazioni sono visualizzati in modalità solo testuale in alto.

Sotto, si trova la tabella del report. La tabella ha i seguenti campi:

  • una fascia per filtrare la tabella alla voce Mostra:
    • una tendina per la tipologia dei valori visualizzati, ovvero Ore, Costi, Orari, Profitti,
    • una tendina per la modalit√† dei valori, ovvero Rendicontate/i, Pianificate/i, Previste/i, Rimanenti
  • Livello di visualizzazione - una voce che indica quanto in profondit√† nel report si √® entrati. Cliccando le voce, si risale al livello cliccato. Quando si √® enmtrati nel report di pi√Ļ livelli, questi sono visualizzati in fila con delle frecce in mezzo.
  • Riga dei periodi e delle date,
  • Riga dei Totali data per data con il totale di tutti i totali alla fine

Cliccando il nome a sinistra della riga, si entra e si visualzza il suo dettaglio.

Cliccando il pulsante Crea Nuovo Report il report visualizzato viene cancellato e si torna alle impostazioni di configurazione del report.

# Operazioni

Dal pannello operazioni si possono effettuare manipolazioni ulteriori sui budgets e su tutte le spese.

# Visualizza budget archiviati o eliminati

Cliccando Visualizza viene visualizzata la lista dei budget archiviati o che sono in attesa di essere eliminati definitivamente, che è possibile consultare come dalla lista di tutti i budgets.

# Export spese

Tutti le spese in tutti i budgets possono essere esportati in due formati:

  • CSV cliccando il pulsante Esporta CSV (.csv),
  • XLSX cliccando il pulsante Esporta Microsoft Excel (.xlsx)

Il budget può essere configurato con i seguenti campi:

  • Da e A in formato GG/MM/AAAA, a esempio 21/12/2021, per definire l'arco temporale del budget,
  • Contatto per selezionare un contatto ed esportare solo le spese effettuate da quel contatto