# Anagrafica e Contatti

Prima di cominciare
Chi può farne uso Tutte le organizzazioni con il piano Revas OS Pro Annuale e Revas OS Web Annuale attivi
Di cosa hai bisogno Applicazione Anagrafica

Con l'app Anagrafica visualizzi e raccogli le informazioni di tutti i contatti dell'organizzazione e di tutte le persone che ne fanno parte. Puoi suddividere i contatti in gruppi e aggiungere campi personalizzati in base alle esigenze dell'organizzazione.

Contenuti della guida

# Contatti

# La lista contatti

La lista dei contatti contiene la tabella di tutti i contatti presenti nel database anagrafiche dell'organizzazione. La tabella ti permette di visualizzare in anteprima, senza aprire il dettaglio, delle informazioni utili, ovvero:

  • Nome completo,
  • Indirizzo email,
  • Numero di telefono

# Aggiunta di un nuovo contatto

Se clicco il pulsante Nuovo contatto accedo al modulo di aggiunta di un nuovo contatto

# Ricerca contatti

Attraverso la barra di ricerca situata in alto a sinistra, è possibile eseguire una ricerca in base al nome del contatto. La ricerca può essere fatta sia utilizzando lettere maiuscole o minuscole.

Il sistema di ricerca trova tutti i contatti i cui nomi iniziano per le stesse lettere inserite all'interno della barra di ricerca. Ad esempio, se viene eseguita una ricerca del tipo "fran", nella lista dei contatti compariranno sia Franco che Francesco, perchè entrambi i nomi iniziano con "fran". Al contrario, "Luca Franceschi", non verrà visualizzato perchè anche se il suo cognome contiene "fran" non inizia con le lettere inserite nella barra di ricerca.

# Selezione contatti

Il quadrato ai lati di ogni riga permette di selezionare i contatti uno a uno. Il quadrato diventa viola quando i contatti sono selezionati. Quando selezioni contatti, in alto a destra della tabella compare un pulsante col numero di contatti selezionati e un pulsante per deselezionare tutta la selezione. Cliccando su un quadrato già selezionato, il contatto è deselezionato.

# Export singoli contatti

Dalla lista contatti si possono esportare dei sottogruppi di contatti. Per prima cosa, il/i contatto/i desiderati devono essere selezionati. Per accedere alla pagina di Export della selezione, è necessario cliccare il pulsante col numero dei contatti selezionati, che compare solamente quando almeno un contatto è stato selezionato. All'interno della schermata Contatti selezionati i contatti selezionati vengono esportati in formato Excel, facendo clic sul bottone Esporta contatti selezionati in XLSX.

# Dettaglio contatti

Cliccando una singola riga, si accede alla pagina di dettaglio del singolo contatto, dove si trovano tutte le informazioni raccolte sul contatto, le sue note generali e non, e il suo diario.

# Dettaglio di un contatto

# Informazioni Anagrafiche

Le Informazioni Anagrafiche riguardano dati generali che hai a disposizione a proposito del contatto. I dati anagrafici che raccogli con Revas sono:

  • Informazioni anagrafiche
    • Nome completo (obbligatorio)
    • Codice fiscale
    • Partita IVA
    • Data di nascita (solo per persone fisiche)
    • Luogo di Nascita (solo per persone fisiche)
    • Email
    • Indirizzo PEC
    • Numero di telefono
    • Codice interno
  • Note generali
  • Indirizzo di residenza
    • Via e numero civico
    • Piano, interno
    • Città
    • Provincia
    • Stato
    • Note
  • Indirizzo di corrispondenza
    • Via e numero civico
    • Piano, interno
    • Città
    • Provincia
    • Stato
    • Note

# Altre Informazioni

La sezione Altre Informazioni contiene tutti i campi personalizzati che puoi aggiungere al singolo contatto. Queste informazioni sono aggiuntive rispetto a quelle anagrafiche. La sezione si trova sotto il riquadro Informazioni anagrafiche.

# Note generali

Le Note generali contengono una annotazione di carattere generale e non datata sul contatto. La nota generale è una nota che non ha una data, ed è sempre fissa sopra la lista di note datate. Compare solamente se all'interno è contenuto un testo. Se non c'è il testo, il pannello della nota generale non è visibile. La nota generale si trova a destra delle informazioni anagrafiche.

# Note

Le Note contengono uno stream di note e appunti datate scritte nel tempo in relazione al contatto. La sezione delle Note è un flusso, e si trova accanto alla sezione anagrafiche e contengono informazioni generali sul contatto, che hanno una data e sono ordinate per data. Le note si creano con l'app Diari - vedi la guida di Diari. Il pulsante Crea nuova nota, quando viene cliccato, apre una nuova nota in crezione che è già collegata al contatto.

Le note presentano una data, un titolo, un loro contenuto e cliccando il pulsante Vai alla nota, si apre la scheramta di modifica della nota, in un nuovo pannello.

# Il contatto di riferimento

Se il contatto visualizzato, ha un tutore legale, o un rappresentante che sono stati collegati, nel pannello Contatto di riferimento sono visualizzate le informazione anagrafiche del contatto che è stato collegato. Le informazioni visualizzate sono le stesse informazioni visualizzate nel pannello delle informazioni del contatto.

Se il contatto di riferimento è collegato ad altri contatti, questi sono visualizzati sotto il testo CONTATTI COLLEGATI DEL CONTATTO DI RIFERIMENTO. Cliccando il nome di un contatto collegato si apre la schermata di dettaglio di quel contatto. Se viene cliccato un nome del contatto visualizzato, si rimane sulla schermata del contatto visualizzato.

# Etichette

LeEtichetterappresentano delle categorie informative del contatto. A esempio, se il contatto è un socio, sarà presente l'etichetta Socio. Le etichette solo se presenti, in un loro pannello.

# Contatti collegati

I Contatti collegati rappresentano tutti i contatti del database anagrafiche che sono stati collegati al contatto in dettaglio. Cliccando il nome del contatto, si visualizza la pagina di dettaglio del contatto. La sezione dei contatti collegati compare solo se presenti. Se il contatto è una persona fisica, i contatti collegati elencati, sono tutti contatti di cui è tutore legale o rappresentante. Se il contatto è una persona giuridica, i contatti collegati sono tutti quei contatti che sono stati effettivamente collegati a quell'organizzazione.

# Modifica del contatto

Cliccando il pulsante il alto a destra Modifica si accede alla schermata di modifica del contatto.


# Modifica contatto

La schermata di modifica del contatto permette di modficare tutte le informazioni del contatto, ovvero informazioni anagrafiche, contatti collegati e altre informazioni. In alto ad ogni modulo sono presenti le voci di navigazione, che permettono di spostarsi tra le varie aree di modifica.

# Nuovo contatto

Questa schermata permette di aggiungere un nuovo contatto in anagrafica, inserendo tutte le informazioni necessarie. Al momento della creazione di un contatto, viene richiesto se il contatto è una persona fisica o giuridica.

# I moduli di creazione o modifica contatto

In ogni modulo il pulsante Salva in alto a destra della schermata permette di salvare le modifiche effettuate. Il pulsante Salva non si trova solamente in alto a destra, ma anche in basso, alla fine di ogni modulo. In ogni modulo, ci sono dei pulsanti che permettono di navigare all'intern dei vari moduli.

Il pulsante Annulla che si trova in basso alla schermata permette quando viene cliccato di annullare le modifiche effettuate. Quando viene cliccato, compare una schermata dove viene richiesto di confermare l'uscita dalla schermata di dettaglio. Le modifiche salvate vengono cancellate e perse definitivamente.

Il pulsante Sì, abbandona senza salvare permette di lasciare la pagina senza che le modifiche siano salvate, tornando alla lista dei contatti. Il pulsante No, rimani su questa pagina fa scomparire il pannello, ritornando in modalità di modifica.

# Informazioni anagrafiche

Le informazioni anagrafiche permettono di raccogliere i seguenti dati:

  • Informazioni anagrafiche
    • Nome completo (obbligatorio)
    • Codice fiscale
    • Partita IVA
    • Data di nascita
    • Luogo di Nascita
    • Email
    • Indirizzo PEC
    • Numero di telefono
    • Codice interno
  • Note generali
  • Indirizzo di residenza
    • Via e numero civico
    • Piano, interno
    • Città
    • Provincia
    • Stato
    • Note
  • Indirizzo di corrispondenza
    • Via e numero civico
    • Piano, interno
    • Città
    • Provincia
    • Stato
    • Note

Quando si stà creando un nuovo contatto, viene chiesto anche di specificare se il contatto è una persona giuridica o fisica. Nel caso un contato è una persona giuridica, non viene richiesta nè la data nè il luogo di nascita.

# Altre informazioni

Il pulsante Altre informazioni quaqndo viene cliccato visualizza la pagina di informazioni aggiuntive del contatto.

Cliccando il pulsante Aggiungi, compaiono due campi vuoti. Il primo campo contiene il nome del nuovo campo ed è l'informazione che ci interessa raccogliere, ad esempio Professioneo Numero di figli. Il secondo campo indica il valore assunto dal contatto visualizzato, a esempio Avvocato (nel caso della Professione) e 4 (nel caso di Numero di figli).

Il pulsante remove alla fine del campo lo rimuove definitivamente.

I campi personalizzati si applicano solo al contatto specifico a cui vengono aggiunti. Se vuoi applicare i campi a più contatti senza doverli inserire ogni volta, contattaci alla mail di supporto per creare un template ad hoc per l'organizzazione di cui fai parte.

# Contatti collegati

Cliccando il pulsante Contatti collegati visualizzo la schermata dove è possibile vedere gli altri contatti collegati. I contatti collegati appaiono solo quando, ho creato un contatto. È possibile collegare i contatti solo ad un'entità già esistente.

Tutti i contatti possono avere un contatto di riferimento collegato, che può essere un tutore legale o un rappresentante, nel caso si tratti di una persona giuridica. Se è già presente un contatto collegato di riferimento, visualizzo le sue anagrafiche. Se clicco il nome del contatto di riferimento, visualizzo la sua schermata di dettaglio. Se clicco la crocetta accanto al nome, lo scollego.

Se non è presente un contatto di riferimento collegato, visualizzo la barra di ricerca che mi permette di cercare tra tutti i contatti dell'anagrafica. I nomi che combaciano con la ricerca compaiono nella tendina, e quando clicco un nome, quel contatto viene collegato come contatto di riferimento.

Se il contatto è una persona giuridica, è possibile aggiungere altri contatti collegati rispetto al contatto di riferimento principale. Sotto alla sezione del contatto collegato, si trova la sezione Contatti collegati. Qui si trova la barra di ricerca che permette di cercare tra tutti i contatti dell'anagrafica. I nomi che combaciano con la ricerca compaiono nella tendina, e quando clicco un nome, quel contatto compare sotto la barra di ricerca in riga assieme agli altri eventualmente aggiunti.


# Gruppi

Alcuni contatti potrebbero essere accumunati da una caratteristica e potrebbe essere strategico creare raggruppamenti di contatti.

# Lista gruppi

Se già precedentemente creati, si trovano i gruppi.La lista dei gruppi, contiene la tabella di tutti i gruppi di contatti presenti nel database anagrafiche dell'organizzazione. La tabella ti permette di visualizzare in anteprima, senza aprire il dettaglio, il nome del gruppo.

I gruppi sono ordinati in ordine alfabetico.

# Dettaglio di un gruppo

Cliccando sullla riga di un gruppo, si accede alla schermata di dettaglio di un gruppo.

# Creazione nuovo gruppo

Il tasto Nuovo gruppo si accede alla schermata di creazione di un gruppo.

# Dettaglio gruppo

# Lista dei contatti di un gruppo

La lista dei contatti contiene la tabella di tutti i contatti presenti nel gruppo visualizzato. La tabella ti permette di visualizzare in anteprima, senza aprire il dettaglio, delle informazioni utili, ovvero:

  • Nome completo,
  • Indirizzo email,
  • Numero di telefono

Cliccando una riga di un contatto, si accede alla schermata di dettaglio.

# Selezione contatti

Il quadrato ai lati di ogni riga permette di selezionare i contatti uno a uno. Il quadrato diventa viola quando i contatti sono selezionati. Quando selezioni contatti, in alto a sinistra della tabella compare il pulsante Rimuovi i contatti. Cliccando su un quadrato già selezionato, il contatto è deselezionato.

# Modifica del gruppo

Cliccando il pulsante Modifica gruppo si accede alla schermata di modifica del gruppo, dove è possibile cambiare il nome del gruppo. Il campo Nome visualizza il nome del greuppo. È possibile modificare il nopme.

Il pulsante Salva permette di salvare le modifiche. Se non si clicca il pulsante, il gruppo non viene salvato.

Il pulsante Annulla quando viene cliccato annulla le modifiche e riporta alla lista dei gruppi.

# Aggiungi contatti al gruppo

Il pulsante Aggiungi contatto apre il pannello RICERCA CONTATTO con la barra di ricerca vuota. Scrivendo il nome del contatto che si vuole inserire, il sistema presenta i contatti che combaciano con la ricerca in una tendina.

Cliccando il contatto, il contatto viene selezionato. Il pulsante Aggiungi contatto lo aggiunge alla lista dei contatti del gruppo. Il pulsante Annulla chiude il pannello.

# Nuovo gruppo

Nella schermata, è presente il campo Nome all'interno del quale inserire come testo il nome del gruppo in creazione.

Il pulsante Salva permette di salvare le modifiche e creare il nuovo gruppo. Se non si clicca il pulsante, il gruppo non viene salvato.

Il pulsante Annulla quando viene cliccato annulla le modifiche e riporta alla lista dei gruppi.

# Rimuovi contatti da un gruppo

Possono essere rimossi i contatti selezionati. Il pulsante grigio Rimuovi contatti che appare in alto a sinistra rimuove dal gruppo i contatti selezionati. I contatti che rimuovi da un gruppo non vengono eliminati dall'anagrafica generale.

# Organizzazioni

# La lista organizzazioni

La lista delle organizzazione contiene i contatti del database anagrafiche di tipo giuridico. Il funzionamento di questa sezione segue il funzionamento della sezione Anagrafiche.

# Export contatti

Accedendo alla pagina Export dalla barra viola, si può procedere all'esportazione del database anagrafiche in formato Excel (XLSX).

Il pulsante Esporta tutti i contatti in XLSX permette di avviare la procedura di download.

Il nome del file esportato ha la seguente struttura che contiene la data e l'ora in cui è avvenuto l'export:

AAAA-MM-GGTHH_MM_SSS.[CODICERANDOM]-contacts.xlsx

Ultimo aggiornamento: 8/5/2021, 3:37:19 PM